Базовые правила цифрового этикета 2024: переписка в почте

Универсальная шпаргалка по деловой переписке в двух частях. Этот выпуск посвящен почте, следующий — мессенджерам. В статье найдете правила хорошего тона, которые сделают бизнес-общение комфортным для всех участников.

Благодарим за помощь в подготовке материала Дарью Кочкину, руководителя группы обучения и развития персонала FM Logistic в России. 

Заведите отдельный ящик для рабочих вопросов

Если ведете деловую переписку, отправляете резюме или оформляете бизнес-профиль, придется расстаться с любимой почтой, созданной еще в школе. Используйте ее для личных нужд, а для рабочих создайте новый адрес. 

✅ Профессионально смотрятся адреса почты с именем, фамилией или частью инициалов, например, anast.fedorova. Многие почтовые сервисы сами подскажут варианты оформления.

❌Откажитесь от провокационных, подростковых или сложносочиненных названий вроде bad_boy666 или mashka_krasoto4ka, если претендуете на роль эксперта. 

Дело не только в имидже — письма с сомнительных адресов часто отправляют в спам, даже не глянув на тему и прехедер. 

Настройте автоматическую подпись

Почему-то многие до сих пор игнорируют эту важную деталь. А ведь подпись — такая же неотъемлемая часть письма, как его тема, текст и вложения. Все вместе они влияют на восприятие сообщения, создают определенную тональность и передают сведения об адресанте. Неудачная подпись может испортить впечатление даже от идеально составленного письма. 

✅ Указывайте в подписи полные контактные данные. Так получатель сразу узнает ваши имя и должность, сможет грамотно обратиться к вам в ответном сообщении. Также адресат поймет, есть ли у вас разница во времени. 

С уважением,  

Имя ФАМИЛИЯ Должность

Корректное название компании

Адрес Общий телефон Мобильный телефон

Можно дополнить подпись логотипом компании. 

❌Плохая привычка — совсем не подписываться или указывать часть информации, например, имя или инициалы. В потоке оповещений, отчетов и рекламных сообщений получатель с трудом поймет, кто вы, откуда, как к вам обращаться. Есть вероятность, что письмо удалят или оставят без ответа. 

Правильно выбирайте адресатов

Всегда проверяйте, кто указан в поле «кому», «копия», не стоите ли вы в скрытой копии чьей-то цепочки писем. Обязательно указывайте тему письма, а если переписка длинная, с несколькими участниками — пересылайте все предыдущие сообщения, чтобы бэкграунд был под рукой.

✅ Базовое правило: ставить в «кому» тех, от кого требуется действие или ответ на письмо, в «копию» — тех, кто должен быть в курсе обсуждения. Указывайте в теме письма четкое действие или основную мысль, например, «Согласование правок по договору №312».

❌Не отправляйте сообщения с темой «Письмо» или вовсе без темы. Не ставьте в копию всех подряд, а «ответить всем» используйте, только если вопрос действительно касается всех. Дурной тон — внезапно всплывать в переписке, если были в скрытой копии. Отправитель хотел ввести вас в курс дела, не уведомляя остальных участников, поэтому отвечать не надо, просто примите к сведению.

Уберите стилистические выкрутасы

Вежливость необходима при любой коммуникации, но в онлайн-формате важно с ней не переборщить. Одни и те же слова в живой речи и в письме воспримут по-разному, поэтому избегайте двоякости, пафоса и неуместных формулировок. 

✅ Здороваться и обращаться по имени в начале сообщения, не использовать нецензурную лексику, сленг, лишние восклицательные знаки или загадочные многоточия. Предпочтительно: «Здравствуйте, Имя!», «Добрый день, Имя!» 

❌Откажитесь от устаревших форм типа «Доброго времени суток» или покровительственного «Приветствую». Не нужно перед подписью вместо классического «С уважением» сочинять театральные обороты в духе «Сердечно признателен», «Премного благодарен» или пожелания на всех языках мира: Cordialement / Best regards / S Pozdravom / Cordiali Saluti / Cumprimentos / Atentamente / 最好的祝福.

Чрезмерная вежливость в каждой строчке — тоже дурной тон. Обычно это выражается в частоколах лишних «пожалуйста», «будьте так добры», «если вас не затруднит» и считывается как пассивная агрессия. Интересно, что даже безобидное «Заранее спасибо» могут воспринять как элемент манипуляции: будто мы просим человека что-то сделать, но не даем возможности отказаться.

Общее правило — сохраняйте нейтрально-деловой стиль, приберите эмоциональную окраску, выстраивайте мысль лаконично, предметно.

Пишите в рабочее время

В пандемию границы между рабочим и личным поистрепались, писать после рабочего дня вошло в норму. К 2024 бизнес-общение вернулось в привычный формат. Конечно, каждый выстраивает график по-разному и может трудиться по ночам или ранним утром, но деловой этикет требует отправлять сообщения в официальные рабочие часы. Исключение: если в вашей компании ненормированный рабочий день или особые договоренности на этот счет. 

✅Помните про баланс работы и личной жизни — не ожидайте, что человек тут же ответит на письмо в 2 часа ночи, у каждого есть законное право на отдых. Также лучше не планировать групповые звонки после окончания рабочего дня, особенно если не получили согласие от всех участников встречи.

❌ Некоторые собеседники пишут сообщение поздним вечером и просят рассмотреть вопрос на следующий день. А утром в офисе с невинным видом говорят: «Я же тебе вчера писал». Это грубое нарушение деловой этики. 

Проверяйте письма перед отправкой

На телефонах и компьютерах есть встроенный автокорректор, он подсветит ошибку и опечатку в тексте, даже предложит варианты замены. Не игнорируйте этот инструмент — неграмотный текст с кривыми формулировками даст минус 100 к деловому имиджу.

✅ Возьмите за правило никогда не отправлять письмо сразу, как только закончили последнюю строчку. Перечитайте, перепроверьте, даже если нужно ответить срочно.

❌ Одна опечатка может кардинально поменять смысл текста и даже «прославить» вас на весь Рунет.

Аккуратнее с прикрепленными файлами

Цифровой этикет подразумевает заботу о получателе — ему должно быть удобно ознакомиться с приложенными материалами. Например, лучше размещать большие файлы в облачном хранилище, а не отправлять вложением. 

✅ Давайте понятные названия файлам, чтобы они не потерялись среди других. Например, «Васильева А.Н._Резюме_Коммерческий менеджер». 

❌Не прикрепляйте очень тяжелые файлы или сканы документов, где каждая страница в формате jpeg. Вдруг человек зашел в рабочую почту с телефона вне зоны Wi-Fi — а вы ему предлагаете открыть PDF весом 300 МБ.

Ставьте 👍, сохраняйте в закладки, а мы уже готовим вторую часть — цифровой этикет при общении в мессенджерах