Электронная трудовая: за, против, новые проблемы

Полезно почитать и работодателям, и сотрудникам — экспертный разбор плюсов и минусов электронной трудовой книжки. Спойлер: не спешите выкидывать в мусорку бумажный вариант.

Как и зачем задумали переход от аналога к цифре

В 2020 году в России ввели цифровые аналоги трудовых книжек. Идея была в том, чтобы все сведения о трудовой жизни человека фиксировать в едином электронном поле, а пенсии начислять максимально прозрачно.

С 2022 года переход в «цифру» полностью завершился — соответственно, каждый работодатель обязан вести учет стажа сотрудников и ежемесячно передавать информацию в Социальный фонд России (ст. 66 ТК РФ).

Суть электронной трудовой книжки в том, чтобы максимально упростить жизнь граждан — данные в сохранности, доступ в любое время. Электронную выписку можно получить через Госуслуги или на сайте СФР, по юридической силе она равна бумажному варианту.

Какие данные указывают в электронной трудовой:

• ФИО работника и дата его рождения
• СНИЛС
• место работы и профессия
• должность, специальность, квалификация, вид деятельности
• дата зачисления в штат и расторжения трудового договора
• основания и причины приема на работу, смены должности, увольнения

К 2024 году люди еще не сформировали однозначного отношения к цифровизации трудовой жизни — есть плюсы и минусы, всплыли некоторые подводные камни. Послушаем экспертов.

Плюсы и минусы электронной трудовой для работодателя

➕ Теперь компании легко проверить, насколько опыт в резюме кандидата соответствует реальности, а заодно посмотреть причину увольнения человека с предыдущего места.

Наталья Аверьянова, руководитель кадрового агентства Decision Lab:

В моей практике был случай, когда претендент на руководящую позицию не указал место работы, откуда его уволили по статье, с дальнейшими судебными процессами. А в электронной трудовой книжке эта информация нашлась. 

➕ Не нужно закупать, вести и хранить бумажные оригиналы. Никто ничего не потеряет, не подделает и не испортит. 

➕ Защита от ошибок при заполнении, плюс экономия времени. Особенно это оценили крупные организации с многочисленным штатом. Представьте, федеральная сеть магазинов меняет название — раньше пришлось бы сотрудникам по всем филиалам вносить соответствующие записи вручную. 

➕ Упрощаются кадровые процессы, например, при найме сотрудников на удаленку. 

Минусов меньше, но они есть. Главный — в цифровой версии трудно найти данные о кандидате до 2020 года. Ольга Бондаренко, делопроизводитель международного B2B-маркетплейса BirdsBuild, отмечает и другие нюансы: 

➖ Работники с электронной трудовой книжкой не всегда являются в день увольнения, чтобы подписать приказ, так как не видят в этом смысла. Раньше им приходилось приезжать, чтобы забрать бумажную трудовую. Решить проблему можно — укажите в приказе, что сотрудник не явился, и ему не удалось ознакомиться с документом. 

➖ Цифровой формат надежнее бумаги, но не безупречен. Например, бывают сбои в работе серверов, а еще нужно тратиться на дополнительную киберзащиту, ведь речь идет о персональных данных. 

Плюсы и минусы электронной трудовой для работника

➕ Всегда можно проверить, официально ли вас трудоустроили, какие данные работодатель отправил в СФР.

➕ Не нужно запрашивать копию трудовой, если она вдруг понадобилась — например, ищете другую работу, не увольняясь с прежней. Электронная версия выгружается с Госуслуг за минуту.

➕ Исключен человеческий фактор и ошибки кадровиков при заполнении трудовой. Может, сейчас вам это не кажется важным, но при выходе на пенсию покажется. Очевидно, что невозможно будет найти каждое свое место работы и восстановить необходимые документы, поясняет Ольга Бондаренко.

➕ Пенсию назначат дистанционно, по данным индивидуального лицевого счета. То же с соцвыплатами — не нужно нести в госорганы заверенную копию трудовой.

➕ Вас могут зачислить в штат на удаленку, попросив только форму СТД-СФР или СТД-Р.

А вот и минусы:

➖ Если раньше у вас была бумажная трудовая, то ее все равно нужно хранить и предоставлять при трудоустройстве.

➖ В электронных версиях не пишут о государственных и ведомственных наградах. Чтобы подтвердить, например, звание ветерана труда, придется собирать выписки из приказов, почетные грамоты и прочие документы. 

➖ Электронные файлы и базы данных не всегда защищены на 100%. Важный комментарий от нашего эксперта Ольги Бондаренко:

Бывают случаи, когда сотрудникам СФР приходится делать запросы в архивы организаций, чтобы дополнить или уточнить индивидуальный лицевой счет. Но если бумажный вариант можно сохранить и приложить к документам, то при потере цифровых данных ситуация сильно осложняется.

Что в итоге: плюсы электронной трудовой книжки явно перевешивают, просто нужно больше времени, чтобы эта практика прижилась по всей стране, стала максимально надежной и удобной для сотрудников и работодателей. 

Дайте знать через 👍 или 👎, что думаете о цифровизации трудовых отношений