Учебный отпуск: как оплачивается, кому положен, частые ошибки и судебная практика

Совмещение работы и учебы требует не только огромных сил, но и внимательности. Одна ошибка в документах или пропущенный срок — и работника могут уволить за прогул. Разбираемся, кто имеет право на учебный отпуск, в каких случаях работодатель должен его оплатить и из-за чего возникают споры.

Подготовить материал помогла Аленка Яковлева — эксперт по трудовому праву, налоговый консультант и управляющий партнер компании «Роско — Консалтинг и аудит».

Кому и на сколько дней в году дают учебный отпуск

Освобождение от работы для учебы или сдачи экзаменов регулирует глава 26 Трудового кодекса (статьи 173–177). Конкретные льготы и количество дней зависит от того, какое образование получает работник.

• Бакалавриат, специалитет и магистратура

Работники, которые учатся по этим программам, имеют право на отпуск с сохранением среднего заработка, если учатся на заочной или очно-заочной форме, ее еще называют «вечерней». На первом и втором курсе — до 40 дней, далее — до 50 дней за курс. А чтобы пройти итоговую аттестацию — до четырех месяцев. 

• Среднее-профессиональное образование

Студенты колледжей и техникумов могут получить отпуск с сохранением среднего заработка до 30 дней на первых двух курсах, до 40 дней начиная с третьего курса и до двух месяцев для итоговой аттестации.

❗️Важно:

Указанное количество дней — суммарное и максимальное за весь курс. Студент может уйти в отпуск неограниченное количество раз, но по итогу «отгулять» не более 30, 40 или 50 дней, в зависимости от типа программы и курса. Их может быть и меньше — работодатель обязан предоставить отпуск только на тот период, который определяет вуз в справке-вызове.

Пример✍️ Елена учится на бакалавриате и за первый курс у нее было две сессии по 15 дней, на которые она получила справку-вызов от вуза. Итого у Елены есть право на 30 дней учебного отпуска.

• Аспирантура, ординатура

Имеют право на 30 дней отпуска с сохранением среднего заработка. К этому времени добавляется проезд до учебного заведения и обратно.

• Ученые степени

Те, кто претендует на степень кандидата наук имеют право на три месяца учебного отпуска, а претендующие на докторскую — на шесть месяцев.

• Школа или гимназия

Учебный отпуск может быть и у тех, кто получает базовое школьное образование. Например, это могут быть взрослые, которые учатся в вечерней школе. Они могут претендовать на 9 дней отпуска для сдачи экзаменов по основному общему образованию (9 классов) и 22 дня — по среднему общему образованию (11 классов).

Общие нормы определяют право на учебный отпуск при обучении в государственных аккредитованных учреждениях. Но и в частных можно, если это условие есть в коллективном или трудовом договоре.

Учебное заведение предоставляет работнику справку-вызов, а он прилагает ее к заявлению, которое подает работодателю. В справке будет указан срок обучения, например, сессии. На этом основании работодатель оформляет отпуск приказом. Работник после отпуска обязан предоставить работодателю заполненную справку-подтверждение — это отрывная нижняя часть той же справки-вызова. Вуз выдает этот документ изначально, но итоговую часть заверяет печатью и подписями в последний день сессии.

Оплачивается ли учебный отпуск

Чтобы получать отпускные за время сессии, нужно чтобы четыре условия выполнялись одновременно:

1. Учебное заведение имеет госаккредитацию.
2. Работник успешно осваивает программу. Это подтверждается справкой-вызовом, которую выдает вуз или колледж.
3. Работник учится на заочной или очно-заочной (вечерней) форме. Исключение — аспиранты и ординаторы. Им, согласно закону, оплата положена только на заочной форме.
4. Работник получает образование этого уровня впервые. Например, если уже есть диплом бакалавра, то повторное обучение на бакалавриате считается вторым высшим, поэтому оплачиваемый отпуск не положен. А если работник проходит магистратуру после бакалавриата, то это не считается вторым высшим, то есть сотрудник осваивает программу впервые. Другой случай — работодатель сам направил его на обучение и включил это в трудовой договор. Тогда он должен оплатить учебный отпуск, даже если сотрудник получает образование повторно (ст. 177 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 08.11.2013 № 14-1-187).

В остальных случаях работодатель все еще обязан дать отпуск, но не обязан его оплатить.  Можно получить отпуск для обучения сразу в двух образовательных учреждениях, но оплачивать будут только один (ст. 177 ТК РФ). 

Рассчитывается учебный отпуск так же, как и обычный — по среднему заработку. Дни отпуска должны компенсировать не позднее, чем за три дня до его начала.

На отпуск без сохранения зарплаты можно претендовать и при поступлении. Для поступающих в ссузы это 10 календарных дней, а для поступающих в вузы — 15 календарных дней.

Оплата проезда к месту учебы «заочникам»

Студенты вузов и ссузов, которые учатся заочно, часто должны ездить на сессии в другие города. Законодатель предусмотрел для них компенсацию проезда.

• Студентам бакалавриата, специалитета и магистратуры — один раз в год полная оплата проезда туда и обратно.

Пример✍️ Андрей живет и работает в Мурманске, а проходит магистратуру в Санкт-Петербурге. За год у него две сессии. Проезд на одну из них оплатит работодатель. Вторую поездку Андрей должен будет оплатить сам.

• Студентам ссузов — один раз в год оплата 50% стоимости проезда туда и обратно.

Пример✍️ Анастасия живет в республике Марий Эл и учится в колледже в Самаре. Чтобы сдать экзамены, она поехала на поезде. Билет в одну сторону обошелся в 3000 рублей, а обратно — в 2000 рублей. Итого — 5000 рублей. Работодатель должен компенсировать из них 2500 рублей.

• Аспирантам, ординаторам и соискателям ученых степеней — полная оплата проезда туда и обратно. Закон не устанавливает количество поездок, которые должен оплатить работодатель. Согласно разъяснениям Федеральной службы по труду и занятости следует оплачивать все поездки.

Пример✍️ Евгений живет в Иркутске и готовится к защите кандидатской в Новосибирске. Для этого ему нужно два раза в год брать учебный отпуск, на что у него есть справка-вызов из вуза. Обе поездки туда и обратно должен оплатить работодатель.

Чтобы получить компенсацию, работник должен предоставить проездные документы.

Дополнительные выходные учащимся сотрудникам

Помимо отпуска, работающие студенты также имеют право на сокращенную рабочую неделю. 

• Студенты вузов и ссузов на заочной или очно-заочной формах могут попросить о сокращении рабочей недели на семь часов в последние 10 месяцев перед итоговыми экзаменами. Можно предоставить работнику один выходной либо сократить несколько рабочих дней в течение недели. 

Пример✍️ Ирина учится на бакалавра и в июне 2027 у нее защита диплома. Начиная с августа 2026 она может получить освобождение на семь часов в неделю.

• Те, кто получают основное общее или среднее общее образование, могут получить освобождение на один день, либо на соответствующее количество рабочих часов. Это освобождение действует в течение учебного года. То есть, если у работника рабочий день — восемь часов, то в течение недели его должны освободить на восемь часов.

Пример✍️ Алексей работает в автомастерской по графику 5/2, восемь часов в день. С сентября по май он учится в вечерней школе. На эти месяцы ему дает освобождение — четыре дня в неделю он уходит на два часа раньше.

Во всех случаях часы освобождения оплачиваются в размере 50% от среднего заработка.

Споры вокруг учебного отпуска

Судебные тяжбы из-за учебного отпуска чаще связаны с неправильным оформлением документов или исчислением оплаты, отмечает Алена Яковлева. Либо работники предоставляют документы не по установленному порядку, либо работодатели не учитывают полученные документы.

Например, студентку магистратуры МГТУ уволили за прогул во время сессии. Суд же посчитал увольнение незаконным, так как работница направляла заявление на имя работодателя почтой, приложив справку-вызов, а работодатель вынес увольнение в период ее сессии. В результате работницу восстановили в должности, компенсировали вынужденный прогул в полном размере, моральный вред и услуги представителя — всего 118 тыс. рублей.

Главная ошибка работников в таких делах — передача справки-вызова не тем сотрудникам и не вместе с заявлением. Например, работник Издательского Дома «Дом-Пресс» не смог восстановиться на работе и взыскать оплату вынужденного прогула. Дело в том, что он оставил справку-вызов в бухгалтерии и не приложил к заявлению на имя работодателя, а в период прогула не предоставил письменных объяснений. А вот работодатель процедуру соблюдал: потребовал объяснения и оформил приказ на основании докладной записки.

Аналогичный пример: продавец-кассир вовремя не подала заявление и принесла справку-вызов постфактум, уже после аттестации. Ее уволили, и она попыталась восстановиться и взыскать компенсацию за вынужденный прогул. Суд отказал ей и указал: учебный отпуск — это заявительное право сотрудника. Если он не ушел в него вовремя и по правилам, работодатель не обязан компенсировать эти дни деньгами, в том числе при увольнении.

Поставьте 👍, если статья была полезной!