Как навести порядок на «скамейке запасных»: чек-лист для рекрутера

Держите гайд по упаковке кадрового резерва для тех, кто устал искать и хочет просто выбирать подходящих кандидатов.

Стратегический вопрос

Прежде чем складировать все резюме потенциальных кандидатов в виртуальный сундучок, определитесь с целью. Обычно варианта два:

• навести порядок в уже существующей структуре
• создать новую систему под актуальные задачи

В первом случае нужно освежить базу — очистить от дублей, устаревших контактов и недостоверных данных, дополнить необходимой информацией. Во втором — разработать единую структуру по сбору информации о кандидатах.

Сортировка — наше всё

Чаще всего база превращается в свалку, потому что туда скидывают всех подряд и как попало. Настройте грамотную сортировку — не по алфавиту, а по конкретным критериям.

Электронные резюме в структурированных папках или таблицах сразу меняют логику работы: с ними можно не вспоминать, а находить. На практике хорошо работает базовая иерархия папок по типу занятости или готовности кандидата — активные и готовые к выходу, потенциально интересные, «когда-нибудь, возможно», архив. Внутри — только резюме в PDF или DOCX, без сканов.

Заранее примите мысль, что база — не склад, а процесс. Если кандидат долго не выходит на связь или условия устарели, он должен переходить в другую категорию, а не лежать «мертвым грузом».

Критерии

Принцип систематизации будет зависеть от ваших задач. Критерии могут быть одинаковы для всех позиций или различаться в зависимости от должности, отдела и т.д. Некоторые рекрутеры предпочитают фильтровать резюме по высшему образованию, релевантному опыту, уровню владения иностранными языками. Другим удобнее настроить сортировку по профилям вакансий — кто лучше соответствует требованиям, больше мотивирован, более гибкий по зарплатным ожиданиям.

Можно выделить тех кандидатов, кому важны нематериальные поощрения — общественное признание, благодарственные письма, статусы. Например, если человек мечтает о признании своих успехов, а ваша компания проводит конкурсы на звание «Лучший продавец» с интересными призами, подчеркивайте это при оффере.

Эксперт предлагает ТОП-7 критериев для отбора кандидатов:

— возраст

— образование

— soft, hard skill

— опыт работы и стаж

— профессиональные достижения

— карьерные амбиции

— место проживания

Когда внесете данные в структуру, останется только настроить фильтры и получить готовую выборку.

Лайфхак: заведите отдельную «копилку» для особо ценных кадров, которые почти попали в команду, но что-то пошло не так на финальном этапе. Это отличный кадровый резерв, с которым стоит поддерживать регулярную связь. Если у вас изменятся условия подбора —например, расширится ФОТ или компания откроет новые офисы в регионах — получите «теплую» базу кандидатов, уже имевших контакт с компанией.

Инструменты

Для малого бизнеса и нескольких вакансий в месяц вполне хватит Google Sheets или таблички в Excel — бесплатно, удобно и понятно. Но если у вас конвейер, нужны решения посерьезнее.

Тимур Дадаев рекомендует два проверенных варианта:

• CRM-системы — собирают сквозную аналитику, дают четкую картину по этапам, есть оперативная техподдержка на стороне провайдера
• Специализированные программы по отслеживанию кандидатов (ATS) — структурируют базу кандидатов по нужным критериям, создают воронки подбора, легко интегрируются с популярными платформами поиска персонала

В компании «Воксис. Кадровые решения» работу рекрутеров автоматизировали с помощью ATS-сервиса. Дадаев поясняет:

«ATS позволяет настроить процессы поиска так, чтобы смена рекрутеров в рамках проектов никак не влияла на скорость, качество и непрерывность подбора. Любой замещающий сотрудник может мгновенно познакомиться с предыдущими процессами и продолжить работу точно с того места, где остановился его предшественник».

Помощь ИИ

Родион Чепалов советует активно подключать к делу нейросети. Например, любой современный ИИ-ассистент, работающий с файлами, можно «попросить» просмотреть папку и ответить на конкретный вопрос — кто из кандидатов живет в нужном районе, кто указывал готовность к вечерним сменам, кто соглашался на физическую работу. Или сформировать отдельный список кандидатов, которые формально не подходят под текущую вакансию, но могут быть полезны при изменении условий. Это особенно удобно, когда база большая и собрана за годы.

«Из практики: в одной компании после перевода бумажного архива в электронный формат с ИИ-сортировкой время закрытия массовых вакансий сократилось почти вдвое, потому что рекрутер перестал искать и начал выбирать»

Отдельная ценность ИИ — снижение когнитивной нагрузки рекрутера. Вместо того чтобы держать в голове «кажется, у нас был такой кандидат полгода назад», можно задать прямой вопрос системе. В некоторых командах уже тестируют полуавтоматические сценарии: ИИ формирует короткий список, а рекрутер вручную принимает решение, кому писать или звонить. Это не замена специалиста, а усиление его внимания.

Подписывайтесь на рубрику «Руководство» — доставим свежие экспертные материалы прямо в личку HR и собственникам бизнеса.