Как рассчитать площадь офиса для гибридной команды

Некоторые компании переплачивают за аренду рабочих пространств в погоне за красивыми решениями или «запасом» посадочных мест. Часто эти траты неоправданны с точки зрения производительности.

Владимир Дорофеев, управляющий партнер сети «Практик» и OFIX рассказал, как выбрать офис, чтобы найти баланс между потребностями сотрудников и бюджетом. 

Какой офис выбрать

Полная удаленка больше не в моде. Теперь сотрудники хотят гибкости: сегодня поработать дома, завтра — встретиться с коллегами в офисе. Но не в любом, а в таком, куда хочется приходить — с удобной мебелью, вкусным кофе, уютной кухней и тишиной в переговорке. Где красиво, удобно и продуктивно.

Но офис уровня А/А+ стоит больших денег. Особенно если арендовать или покупать его «в бетоне», то есть без мебели и отделки. Причем стоимость аренды в Новосибирске, Казани и других крупных городах вплотную приблизилась к Москве и Петербургу.

Есть три варианта офисов:

• Классический. Вы арендуете «бетон» и делаете все сами: ремонт, мебель, техника, клининг, интернет. Подходит тем, у кого есть свой офис-менеджер, дизайнер и бюджет на ремонт и обслуживание.
• Сервисный офис. Все уже готово: мебель, техника, кухня, переговорки, ресепшен, клининг. Вы платите только за места, которые используете и можете легко масштабироваться.
• Коворкинг. Офисное пространство с арендой мест по часам/дням. Вся необходимая офисная инфраструктура без закрепленных рабочих мест. Подойдет для стартапов и команд до 10 человек. Но для компаний среднего и крупного размера в нем часто бывает слишком тесно и шумно.

Как определиться с размером офиса

Если перед вами встал вопрос аренды пространства для команды, часть которой работает удаленно, не спешите считать метры. При гибридной загрузке правильнее планировать бюджет от количества рабочих мест, а не «квадратов».  Определить, сколько мест вам действительно требуется, поможет простая формула:

X = N × K × D

X — оптимальное количество рабочих мест в офисе

N — общее число сотрудников компании

K — доля сотрудников, которые работают из офиса постоянно

D — коэффициент запаса на случай совещаний, визитов удаленных сотрудников и расширения команды (в среднем он равен 20%)

Пример:

У вас в команде 50 человек. 60% из них готовы постоянно работать в офисе, остальные хотят приходить время от времени. Арендовав при таком раскладе офис на 50 мест, вы переплатите. Рассчитаем оптимальное количество рабочих мест по формуле:

X = 50 × 0.6 × 1.2 ≈ 36 рабочих мест

⭐️ Лайфхак

Избежать ситуаций, при которых в офис в один день пришло больше сотрудников, чем он может вместить, поможет desk booking. То есть система онлайн-бронирования рабочих мест, которую предоставляют практически все современные сервисные офисы.

Сервисы для подбора офиса

Прежде чем записываться на просмотр, можно изучить предложения по аренде в вашем городе онлайн. Вот платформы, которые в этом помогут:

• Arendator.ru, ЦИАН:Офисы — подбор офисных помещений с фильтрами по цене, району, классу здания и инфраструктуре.
• Яндекс.Карты + отзывы на 2ГИС — чтобы оценить реальную доступность, инфраструктуру и отзывы арендаторов.

Если не хотите тратить время на поиски, обратитесь к брокерам по офисной недвижимости — они знают рынок, помогут с переговорами и проверкой договора.

Топ-3 ошибок при выборе офиса

1. Арендовать «на вырост». Арендуя офис на 80 человек при команде из 40, вы переплачиваете вдвое. Гораздо эффективнее — арендовать 40 мест на площадке, которая может предоставить вам возможность быстро расширить количество рабочих мест при необходимости.
2. Не учитывать скрытые расходы. «Дешевая» аренда часто оборачивается затратами на ремонт, клининг, охрану и обслуживание. Считайте TCO — total cost of ownership: он включает в себя сумму расходов на покупку/аренду помещения, коммунальных платежей и всех затрат на ремонт, техобслуживание и эксплуатацию офиса.
3. Игнорировать базовые потребности сотрудников. Стильный офис с панорамным видом, но без нормального Wi-Fi или парковки — это путь к массовому «Я сегодня на удаленке».

☝️Комментарий Зарплаты.ру

Действительно, эстетика играет малую роль в выборе компании или формата работы, как мы выяснили в нашем блиц-опросе среди HR-ов и соискателей в 2022 году. Даже самые впечатляющие дизайнерские решения, победившие в международных конкурсах, порой проигрывают банальной удаленке.

Вот несколько правил, которые помогут найти нужный баланс:

• Выберите простой, но приятный стиль и добавьте в него немного символики компании и чего-то «домашнего». Например, спортивный или творческий уголок — что-то, что отражает корпоративную культуру и интересы сотрудников.
• Выбирайте помещения с большими окнами и естественным освещением — это снизит нагрузку на глаза и улучшит настроение сотрудников.
• Совсем не эстетическим, а вполне функциональным решением будет добавить комнатные растения. Они тоже будут благотворно влиять на настроение и продуктивность.
• Выбирая тип планировки, учитывайте, какой тип задач превалирует в работе команды. Опенспейс подходит, если сотрудникам нужно много взаимодействовать друг с другом, а изолированные пространства — для сосредоточенной работы. Но в большинстве случаев лучше выбрать гибридный офис, где есть и просторные общие кабинеты и небольшие помещения.

Поставьте 👍, если статья была полезной!