Как подготовиться к отпуску незаменимого

Если в вашей команде чей-то отпуск — шок и паника для всего отдела, пора перестраивать работу с ключевыми сотрудниками. Почитайте, как это сделать без крови и седых волос, бонусом — опыт руководителей, которые смогли.

Долой стихийные решения

Первое правило грамотного перераспределения работы — системный подход со стороны руководства. Во многих компаниях каждое лето повторяется старая песня: «Ах да, Виктор же с понедельника в отпуске, надо быстро раскидать задачки и всем как-то его подстраховать». Виктор впопыхах объясняет коллегам, что к чему, оставляет примерный список дел на листочке и уезжает отдыхать.

Почему это плохая практика:

1. За несколько дней нереально полноценно передать дела, особенно если сотрудник выполняет уникальную функцию, а коллег заранее никто не предупредил о дополнительной нагрузке.
2. Человеку нужна качественная перезагрузка в отпуске. Без отчаянных звонков и сообщений типа: «А где искать этого Ивана Петровича?» или «Выручай, мы что-то не так сделали». Задерганный сотрудник на грани выгорания — плохой работник.
3. Спонтанные заместители могут пустить на самотек важные дела — они ведь не знают специфики и приоритетности чужих задач. Бизнес рискует получить простой в тех процессах, которые были завязаны на ключевого сотрудника. В худшем случае — потерять часть клиентов или выручки.
4. Коллеги будут разрываться между своими обычными обязанностями и временными, к которым не готовы. В итоге эффективность упадет по всем фронтам.

Чтобы чей-то отпуск не стал крахом для целого отдела, перераспределять работу необходимо заранее — чем раньше, тем лучше. А главное, делать это системно и регулярно, год за годом.

Карта функций

Константин Митин — управляющий партнер «ИТ-координата» и наш постоянный эксперт — считает, что руководитель обязан обеспечить отказоустойчивость всех функций в команде.

Нужно выписать в таблицу все функции ключевого сотрудника, строчка за строчкой, а в столбцах написать имена других сотрудников. На пересечениях функций проставить галочки. Если выясняется, что есть задачи, которые наш сотрудник полностью выполняет один — это красный флажок. Нужно перераспределить объем работ, либо добавить дублера, который также будет их периодически выполнять.

В идеале такую таблицу сделать сразу, как только наняли нового специалиста. Так руководитель всегда сможет перетасовать функции «незаменимого» между другими людьми и сохранить бесперебойный режим работы.

Важно, чтобы ключевой сотрудник сам был готов временно делегировать задачи. Часто бывает, что такие работники очень дорожат незаменимостью и оберегают свою зону ответственности от любых посягательств. Готовы не отдыхать в отпуске полноценно, всегда на связи и даже радуются внезапным звонкам — это повышает самооценку и дает ощущение безопасности: «Без меня никак не справляются».

Совет руководителям от Константина Митина: как только в компании появляется стратегически важная функция, нанимайте или обучайте несколько человек, которые могли бы ее закрывать. Если сотрудник вел какое-то направление достаточно долго, и вы вдруг решили, что часть его задач нужно распределить — действуйте аккуратно. Ни в коем случае не говорите, что хотите улучшить или ускорить процессы. Объясните, что даете человеку помощника — теперь все могут качественно отдыхать в отпуске и спокойно выздоравливать, если вдруг заболели. То есть, мы готовим сотрудника не к тому, что у него будет замена, а к тому, что рядом появится «параллельный» коллега, который будет выполнять ту же функцию.

По мнению эксперта, худшее решение — перестраивать бизнес-процессы на время чьего-то отпуска. В перспективе это приведет к хроническому хаосу: один отдохнул и вернулся, другой ушел — каждый раз привыкаем жить по-новому.

Перестройка в два шага

В цифровом финансовом сервисе Lime система отпусков отлажена, как швейцарские часы. Для этого руководители:

• Заранее составляют график отпусков так, чтобы сотрудники одной специализации или даже с похожим взаимозаменяемым функционалом отдыхали в разные периоды.
• Перераспределяют объем работ и назначают ответственных. Перед уходом в отпуск сотрудник готовит для коллег подробную инструкцию с описанием всех текущих проектов, алгоритмом выполнения задач, приоритетами и дедлайнами.

PR-директор Lime Диана Притыко уточняет, что подготовку нужно начинать не в предпоследний рабочий день:

За 15 дней до отпуска сотрудник получает уведомление на почту. Такое напоминание помогает спланировать ближайшие две недели: распределить оставшиеся задачи, закрыть важные проекты и установить дедлайны. Хороший вариант — постепенно подключать к задачам коллегу, приглашать на созвоны, погружать в процессы. Идеальный вариант — когда сотрудники небольшого отдела непрерывно находятся в одном инфополе: знают, у кого какие проекты и в каком статусе.

Если человек занимает высокую должность, или часть его работы никак нельзя перераспределить, то заранее согласуйте, в какое время и по каким каналам можно выходить на связь при форс-мажоре. Тогда сотрудник хотя бы сможет спланировать свой отдых и не дергаться от каждой вибрации телефона.

Не зацикливать все на одном человеке

Незаменимые работники — огромный риск для бизнеса. Человек ведь не только в отпуске выпадает из процесса, он может заболеть, выгореть, уйти к конкурентам. Елена Сахарцева, HR-директор компании «ПСМ», рассказывает, как управление ключевыми сотрудниками перестроили в их организации.

Каждый руководитель равномерно распределяет свои задачи на блоки, за каждым блоком закрепляет одного сотрудника своего отдела на постоянной основе. Это не значит, что на человека сваливается часть задач начальника — просто сотрудник погружается в определенные процессы, понимает, как они работают, в экстренной ситуации может подхватить и решить срочные вопросы. Так мы получаем отдел, который работает бесперебойно.

Плюсы такого подхода бесспорны — сотрудники глубоко понимают бизнес-процессы компании, неизбежно растут «по горизонтали» и расширяют компетенции.

Минус только один — систему нельзя внедрить быстро. Механизм нужно оттачивать годами, а высшее руководство должно постоянно контролировать результаты.

Хотите поделиться управленческими лайфхаками — пишите нам по форме обратной связи, расскажем о вашем опыте в следующих статьях👇