ТОП-7 простых вещей, которые сделают вашу работу быстрее и легче

Пара простых вопросов коллеге могут сэкономить половину рабочего дня, а простой план на листочке значительно уменьшит стресс от сложной задачи.

В этой статье собрали для вас лайфхаки от успешных предпринимателей и руководителей, как работать лучше и быстрее без лишних усилий.

#7. Активное слушание

Это участие в разговоре таким образом, чтобы показать собеседнику: вы действительно его слышите и стремитесь понять. Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей», называл это эмпатическим слушанием.

Элементы активного слушания:

• Перефразирование — «Правильно ли я понял, что…?», «То есть ты хочешь, чтобы…», «Ты имеешь в виду…?» 
• Уточняющие вопросы — «Расскажи подробнее об этом», «Что ты имеешь в виду под этим словом?», «Можешь привести пример?»
• Невербальная вовлеченность — жесты, выражения лица (сочувствие, улыбка), кивки, открытая поза.

Активное слушание может сильно ускорить работу без дополнительных усилий. Например, согласно данным Harvard Business Review, работники тратят около 17 часов в неделю на устранение недопониманий, вызванных плохой коммуникацией. То есть почти половину рабочего времени! 

Однажды я внедрила привычку задавать уточняющие вопросы, даже если понимала, чего от меня хотят. И сделала два удивительных открытия:
1. Мое понимание после первого вопроса, было очень далеко от реальной сути. Простые фразы: «Расскажи подробнее» или «Можешь дать больше информации?» полностью меняли ситуацию.
2. Пока человек мне расшифровывал суть своего вопроса, он часто сам находил решение. И мне не приходилось брать на себя ответственность, контролировать исполнение или манипулировать. 

Это колоссально экономит энергию и исключает лишнюю вовлеченность.

#6. Активный отдых

Часто под этим термином понимают спортивные или полуспортивные занятия — фитнес, плавание, походы и т. п. Но мы предлагаем понимать активный отдых чуть шире — как целенаправленную смену деятельности. То есть активным отдыхом можно считать и умственную нагрузку — разгадывание кроссвордов, настольные игры, творчество или изучение чего-то нового. Главное условие — занятие должно резко контрастировать с вашей работой.

Раньше я старался выполнить как можно больше задач, невзирая на усталость и стресс. Но потом осознал важность баланса между работой и личной жизнью — именно он позволяет мне сохранять продуктивность и избегать выгорания. Я добавил в жизнь активный отдых — занялся теннисом. Это стало способом для перезагрузки, переключения внимания: играя, я отвлекаюсь от рабочих задач. Я также стал больше времени проводить на свежем воздухе и раньше вставать. Теперь я трачу меньше времени на задачи, но выполняю их качественнее, благодаря более ясному мышлению.

#5. Работать в «потоке» или «гиперфокусе»

Это два названия для одного и того же состояния мозга, когда внимание полностью сосредоточено на одной задаче, мозг работает с максимальной отдачей, а время словно «исчезает». В состоянии потока любая задача дается в разы быстрее, поскольку мозг пускает все свои ресурсы на ее решение. Концепцию потока разработал психолог Михай Чиксентмихайи, и с тех пор она стала ключевым элементом в исследованиях продуктивности.

Чтобы целенаправленно войти в состояние потока, нужно убрать все внешние раздражители. То есть на время отключить все уведомления, оградиться от посторонних звуков и направить усилия на одну задачу. Она должна быть достаточно сложной, чтобы захватить все ваше внимание, но не настолько, чтобы вы вообще не могли ее решить — иначе мозг откажется тратить усилия впустую.

Особенно эффективна работа в потоке в сочетании с утренними ритуалами: в это время мозг еще не перегружен информацией.

Я ввела в график блоки глубокой работы: по 2–3 часа без мессенджеров, звонков и уведомлений. Предупреждаю коллег, что в это время недоступна. Это помогает решать сложные задачи на 40%, и я меньше устаю. Еще одна практика — утренние решения. Каждый день с 6:30 до 7:30 я разбираю важнейшие вопросы, пока ум ясен и не перегружен. Исследования подтверждают: в это время мозг принимает решения точнее. Я заметила, что качество стратегических решений улучшилось, а время на сомнения и перепроверки сократилось примерно на 65%.

Мы внедрили эти подходы в работу топ-менеджеров нескольких наших корпоративных клиентов. В большинстве случаев это привело к росту личной продуктивности за то же количество рабочего времени.

#4. Использовать нейросети

Искусственный интеллект — не конкурент хорошему специалисту, а полезный помощник. Он помогает собирать информацию, обрабатывать большие объемы данных, находить новые идеи и избавляться от повторяющихся задач. ИИ уже активно используют юристы, психологи, учителя, HR-ы и специалисты по контенту. А еще он может помочь в поиске работы, например, при подготовке к собеседованию.

Оксана Кугукова, директор по маркетингу компании Probalancе:

ИИ упростил повседневную работу моей маркетинговой команды. Он помогает собирать информацию, подбирать редкие изображения, а при необходимости — генерировать их, например, «нужна кошка породы као мани на подоконнике рядом с фикусом». Сейчас этим занят ИИ, чем экономит нам часы ручного поиска. Таких фотографий мало или их нужно покупать в фотобанке. Мы используем ИИ и для тестов рекламных макетов: алгоритм показывает, куда в макете в первую очередь падает взгляд. Это позволяет быстро принять решение — выпускать или дорабатывать.

#3. Делать много маленьких задач вместо одной большой

Декомпоновка задач или метод «есть слона маленькими кусочками» — это «база» психологии личной эффективности.

Большие задачи часто мозг воспринимает как угрозу и стремится избежать. По крайней мере, до тех пор, пока не войдет в гиперфокус. Разбивка задачи на подзадачи снимает этот страх. А еще — дает дополнительные выбросы дофамина. Наш мозг радуется каждому достижению, даже очень маленькому. Например, исследование, проведенное в Университете Бата, показало, что декомпозиция задач снижает уровень тревожности на 27% и увеличивает вероятность успешного завершения проекта на 34% (Thompson et al., 2021).

Чтобы упростить рабочий день, я стал разбивать задачи на подзадачи с отдельными сроками. Для этого использую «аналоговые инструменты» — стикеры, блокноты, листы заметок. Они работают не хуже для эффективного тайм-менеджмента и планировщиков задач. Еще и навык письма не теряется, что критически важно в цифровую эпоху, когда работник берет ручку в руки, только когда его вызывают в бухгалтерию подписать заявление на отпуск.

Еще один бонус таких списков — чувство гордости от проделанной работы. Ведь вы не просто «написали статью», «собрали макет», «отлили деталь», а проделали кучу ранее невидимой мозгу работы!

#2. Тайм-менеджмент

Возможно, у вас этот термин вызывает скептицизм или тревогу. Есть стереотипы, что тайм-менеджмент — это жесткое расписание, где каждый день прописан по минутам и нет возможности спокойно вздохнуть. Или, что это дело «избранных» — больших начальников, эстрадных звезд и политиков, у которых есть помощники и секретари.

Но тайм-менеджмент — это не заполнение времени до последней минуты, а осознанное управление вниманием и ресурсами. Он не обязательно должен быть сложным или строгим.

Максим Малышев, генеральный директор компании Notamedia, делится простыми принципами, которые помогли ему:

1. Планируйте и фиксируйте не только крупные дела, но и мелкие задачи. Если вы держите в голове, например, действие «купить ручки», то мозг тратит на него много энергии, которую можно пустить на более сложные и продуктивные задачи. «Выгрузив» все задачи на внешний носитель, вы будете успевать больше, а уставать меньше.
2. Делегируйте задачи, не пытайтесь успевать все самостоятельно. Это не значит, что вам нужно нанять ассистента. Делегировать какие-то дела можно и коллегам, друзьям, родным и т. д. Покупка услуг, таких как уборка или доставка — это тоже делегирование.
3. Чтобы быть продуктивным, нужно уметь отдыхать. Об этом мы писали выше.

Следование этим простым рекомендациям помогает мне эффективно работать в режиме высокой нагрузки и сохранять баланс между трудом и личной жизнью. Я считаю, что тайм-менеджмент лежит в основе эффективной работы. Каждый руководитель и работник должен планировать и рабочее время, и личные дела. Это экономит тысячи часов вашей жизни и помогает выделять действительно важные дела, не тратить время впустую, при этом сохранять силы.

Чтобы выработать свою систему, придется перепробовать много принципов и правил. Не каждая популярная методика подойдет именно вам.

Есть известное правило — «съесть лягушку», то есть первым делом сделать самую неприятную задачу. Но я выбираю начинать день с того, что окрыляет. Вдохновение от простых и приятных задач помогают по-новому взглянуть на сложные дела. Пока я занимаюсь тем, что мне интересно, мозг в фоновом режиме продолжает работать над трудными задачами и нередко находит решение к моменту, когда я к ним уже приступаю.

#1. Признать ограниченность своих ресурсов

Пожалуй, главный «лайфхак» личной эффективности в эпоху достигаторства и картинок успешной жизни из соцсетей. В погоне за эффективностью важно не загнать себя в стресс, иначе получите обратный результат — снижение работоспособности, а то и выгорание. Любая методика из этой статьи призвана не растратить время и энергию, а наоборот — распорядиться ими бережно.

На меня сильно повлиял Telegram-бот «Недели жизни». Когда видишь, как уменьшается количество «белых» незакрашенных недель, начинаешь гораздо осознаннее подходить к рабочим и личным задачам. Это наглядное напоминание помогает не распыляться и делать то, что действительно важно. Я стала быстрее принимать решения, перестала тратить силы на второстепенные задачи и начала эффективнее распоряжаться временем.

Поставьте 👍, если статья была полезна!