Операционные HR-метрики

⭐️ Продолжаем сериал про HR-аналитику. В предыдущих частях:

• Рекрутинг
• Лояльность и вовлеченность
• Производительность труда
• Обучение и развитие
• Компенсации и льготы
• Разнообразие и инклюзия

Соотношение HR-отдела к общему штату — HR-to-Employee Ratio

Это метрика призвана оценить нагрузку на HR-отдел. Формула здесь простая:

HR-to-Employee Ratio = Количество сотрудников HR-отдела/Общее количество сотрудников

Единой «нормы» нет. Некоторые эксперты считают, что на одного HR-а должно приходиться не более 50 сотрудников, другие называют отношение 1:80. По одному срезу данных выводы делать нельзя, нужно отслеживать их в динамике и в комплексе с другими метриками.

У нас этот показатель составляет 3,5%, что соответствует рыночным нормам. Но важно учитывать, что саму по себе метрику HR-to-Employee Ratio не стоит оценивать как «хорошо» или «не очень», это скорее факт для дальнейшего анализа. Сбалансированная численность между подразделениями говорит о том, что структура здорова. Если же те или иные показатели оказываются неудовлетворительными, мы переходим к глубинному анализу. Допустим, рост текучести в определенной команде — это повод разобраться в нагрузке сотрудников или качестве обратной связи сотрудник-руководитель и наоборот.

На первый взгляд — это сухая цифра. Но за ней ответ на вопрос: вы справляетесь или горите? Правильный HR-to-Employee Ratio дает не только адекватную нагрузку, но и понимание, где нужна система, а не костыль в виде переработок.

В одной компании, где мы внедряли HR-аналитику, на одного HR приходилось 90 человек. Каждую неделю — авралы, медленный наем, ошибки в документах. Мы добавили одного человека, автоматизировали три рутинных процесса — и цифра пошла вниз, а бизнес ускорился.

Стоимость работы HR на одного сотрудника — HR Cost per Employee

Помогает оценить эффективность затрат на HR-функцию. Чтобы посчитать показатель, нужно будет сложить все расходы на HR-отдел: зарплаты, соцпакет, тренинги, автоматизация и т. д.

HR Cost per Employee = Общие расходы на HR-функцию в компании за период/Среднесписочная численность сотрудников за период

Причем важно понимать, что «дешево» — не всегда значит «хорошо», а «дорого» — «плохо». Важно не только оценивать стоимость работы HR-ов, но и то, как она влияет на скорость адаптации, производительность сотрудников и т. д. Неэффективные затраты не обязательно говорят о «раздутом бюджете». Возможно, деньги неправильно расходуют.

Эту цифру особенно любит финансовый директор. Важно не просто ее знать, а сравнивать с другими данными: вовлеченностью, скоростью найма, показателями удержания. В одном проекте мы увидели: расходы на HR растут, а вовлеченность — падает. Оказалось, деньги уходили на внешние тренинги «для галочки», дорогие автоматизации, которые никто не использует. Оптимизировали затраты — вовлеченность выросла, сотрудники стали получать больше пользы в реальных рабочих ситуациях.

Эффективность HR-процессов — HR Efficiency

Здесь нет единой формулы, потому что это скорее не метрика, а комплекс вычислений. Каждая компания выбирает свои «точки контроля», то есть конкретные HR-процессы, которые отслеживают и учитывают.

Например, это могут быть:

• Качество найма (как долго новые сотрудники остаются в компании)
• Скорость онбординга и обработки запросов сотрудников
• Соотношение затрат на HR-функцию и выручки компании

Здесь все просто: скорость и качество выполнения процессов. Например, за сколько дней удается закрыть вакансию, сколько времени уходит на онбординг, как быстро HR реагирует на запрос сотрудника.

Один показательный случай: компания жаловалась, что «новички долго включаются». Мы посмотрели: адаптация длилась две недели, но реально сотрудник понимал, что от него ждут, только к концу месяца. Перестроили welcome-процессы, добавили короткие чек-поинты — через месяц time-to-productivity сократился на 30%.

Мы отслеживаем HR-Efficiency через целый дашборд. В нем среднее время закрытия запросов сотрудников, скорость оформления документов, согласование отпусков и т. д. Если соотношение персонала и сотрудников в норме, но запросы висят неделями — это сигнал, что что-то в системе буксует.

Например, недавно мы заметили, что время обработки запросов на IT-онбординг увеличилось до восьми дней. Первое, что приходит в голову — нанять еще людей. Но мы пошли другим путем. Провели глубинный анализ и выявили, что большинство запросов типовые. Внедрили чат-бота с автоматизированными сценариями, и это позволило сократить время обработки подобных запросов до двух часов. Высвобожденные ресурсы HR-специалистов направили на персональные консультации и менторские сессии. Так нам удалось сохранить HR-затраты на одного сотрудника на прежнем уровне, повысить удовлетворенность руководителей и вовлеченность новых сотрудников.

Мы замеряем скорость обработки запросов для внутренних клиентов, то есть всех сотрудников компании, и проверяем насколько качественно HR-специалисты выполняют свою работу. Под качеством подразумеваем частоту ошибок в документах и степень удовлетворенности сотрудников.

Значения метрик специфичны для каждой компании. Например, для нас важны повышение числа операций, их ускорение при автоматизации через ИИ. Поскольку автоматизация — это дорогое удовольствие, то метрика стоимости уходит на второй план.

Поставьте 👍 и поделитесь статьей с коллегами, если было полезно!