Беседы ни о чем: как за пять минут настроиться на волну коллеги, клиента или партнера

Непринужденный разговор на посторонние темы — полезная штука в деловом этикете. В статье на примерах объясняем, как правильно завести small talk, какие темы — табу, и почему иногда полезно перейти к делу без прелюдий😎

Зачем тратить время на пустые разговоры

Small talk (маленький разговор), беседы о погоде-природе, светская болтовня — называйте как хотите, но эта часть переговоров прочно вошла в деловой этикет в качестве прелюдии к главному предмету разговора. В маленьком разговоре обсуждают нейтральные темы, чтобы установить контакт, снять напряжение и создать доверительную спокойную атмосферу. Например:

— Как добрались до нас, без приключений? Там пробка на мосту, говорят, огромная.

— Удачно доехал, спасибо. Даже с запасом, потому что выехал пораньше.

— Отлично, теперь у нас есть время выпить по стаканчику чая или кофе, пока все соберутся в переговорной.

Искусство small talk практикуют менеджеры по продажам, специалисты по связям с общественностью, маркетологи и другие сотрудники, которым важно развить навыки переговоров с потенциальными клиентами или партнерами. Этот блок входит в обучающие курсы и тренинги по коммуникационным навыкам, — поясняет Тимофей Башлыков, кандидат социологических наук, доцент кафедры «Менеджмент и общегуманитарные дисциплины» Липецкого филиала Финансового университета при Правительстве РФ.

Маленький разговор на посторонние темы — камертон, по которому собеседники «настраиваются» на общую волну, считывают невербальные сигналы и готовят почву для ключевых тем. Иногда непринужденная беседа выручает во время вынужденных пауз — например, пока едете в лифте или ждете распечатанный отчет. Легче всего «беседу ни о чем» заводят люди с развитым эмоциональным интеллектом.

Эмоциональный интеллект — это способность человека определять настроение, намерения, желания собеседника. Наработка эмоционального интеллекта — сложный процесс, в который обычно погружают специалистов, связанных с переговорами, продажами, объясняет бизнес-психолог Алена Савинова.

Эксперты отмечают, что продуктивный диалог чаще складывается у людей схожих темпераментов. Это тоже можно уловить на этапе small talk и подстроиться под характер собеседника до старта переговоров.

Я замечал, что финансовые советники успешнее работают с теми владельцами капитала, которые похожи на них. Спокойному sales-менеджеру проще договариваться с клиентами, которые тщательно обдумывают каждый шаг. Активным, энергичным сотрудникам удобнее работать с теми, кто привык действовать очень быстро и азартно, — делится Руслан Спинка, директор управления продаж и клиентского обслуживания ИК Fontvielle.

Руслан считает, что серьезные переговоры должны проходить в эмоционально комфортной обстановке, а для этого очень важны первые реплики, интонации, заданный тон.

Как выбрать тему для маленького разговора

Главное правило легкой беседы — никаких провокаций, спорных и потенциально конфликтных повесток. Пример абсолютно провального захода для разговора с коллегой, партнером или клиентом:

— Как вам вчерашние политические новости? Я всю ночь не спал, мониторил ленту.

В лучшем случае получите в ответ вежливое: «Давайте не будем на работе обсуждать политику», в худшем — жаркую дискуссию, которая застопорит все деловые переговоры. Политические, религиозные, философские или просто слишком личные вопросы оставьте для других ситуаций. Тема должна быть нейтральной, безопасной и ни к чему не обязывающей.

Например:

• Погода («Там опять льет как из ведра, как бы ливневку не затопило на стоянке»)
• Элементы интерьера или дизайна помещения («Надо же, у вас в офисе кактус цветет — у меня дома такой же, ни разу не цвел пока»)
• Культура («Какая у вас интересная картина в кабинете. Это подлинник?»)
• Спорт («Видел у входа велосипедную парковку. Это для сотрудников?»)
• Праздники и выходные («Как прошли майские?»)
• Ситуативные детали — зависят от контекста, но должны быть нативными, актуальными и понятными для собеседника.

На последнем мероприятии нашей компании один из заказчиков был в профессиональных беговых кроссовках. Сама я бегун и не смогла пропустить такую деталь — беседа сложилась сама собой, перетекла в разговор о корпоративном спорте, а затем и в главную тему сотрудничества, — вспоминает Екатерина Сидоренко, менеджер по развитию бизнеса в ГК Selecty.

Как вести диалог

Придерживайтесь системы трех «не»:

Не будьте навязчивы. Если беседа совсем не клеится, бессмысленно продолжать попытки. Может, человек не в настроении, у него болит голова или просто раздражает ваш тембр голоса. Это нормально, и лучше сразу перейти к сути вопроса.

Пример от автора статьи:

«Однажды наша сотрудница поднималась в лифте на последний этаж высотки, а в кабину зашла стильно одетая дама с крошечной собачкой на руках. Сотрудница решила скрасить поездку и попыталась завязать легкую беседу:

— Какой чудесный у вас песик. Это мальчик или девочка?

Дама взяла эффектную паузу, а потом мрачно выдавила:

— Вам-то, девушка, зачем знать? Вам какая разница?

Коммуникативная неудача в чистом виде 😬»

Не перетягивайте одеяло на себя. Искренне слушайте собеседника, покажите интерес к его замечаниям и комментариям, задавайте уточняющие вопросы. Но и в другую крайность не впадайте — не бомбите человека блиц-вопросами, как на интервью. В диалоге должно быть равновесие.

Не транслируйте негатив. Унылый вид и фальшивая вежливость с натянутой улыбкой — худшие декорации к непринужденной беседе.

Small talk — это расслабляющее «щебетание», после которого обе стороны почувствуют себя комфортнее.

Ключевой момент — собеседнику должно быть со мной хорошо. Тогда при следующем контакте он не будет дергаться от звонка или сообщения. Вспоминая свой настрой и ощущения, охотнее пойдет навстречу, — считает Екатерина Сидоренко.

Стоит ли делать комплименты?

Рискованно и бестактно — хвалить внешность и стиль одежды, особенно если собеседник другого пола.

Безопасно — оценить профессиональные достоинства, чувство юмора, пунктуальность, осведомленность.

Подозрительно — рассыпать слишком щедрые и цветистые похвалы, демонстрировать чрезмерный восторг.

Идеально — подготовиться к встрече и навести справки о человеке, как делает Екатерина Сидоренко:

Я заранее изучаю новости про компанию, про достижения этого человека, его роль, заглядываю в соцсети и нахожу тему для беседы. Выбираю то, что будет максимально нативным собеседнику, но в то же время интересным мне. Если делаю комплимент, то честно, от души.

Как и в любом деле, практика ведет к совершенству. Прокачать навыки непринужденной беседы можно только методом проб и ошибок😉

Когда овладеете искусством small talk, здорово повысите свои конкурентные преимущества на рынке труда. Ловите подборку актуальных вакансий, где талант переговорщика — обязательное условие для кандидатов:

• Менеджер по продажам
• Менеджер по работе с клиентами
• Специалист по закупкам и снабжению
• Сфера PR и HR
• Пресс-секретарь

Добавим сюда руководителей, начальников и директоров, для них умение договариваться с людьми — козырной туз в рукаве.