Как отказать кандидату и не нажить себе врага

Никто не любит быть гонцом, приносящим плохие вести. При этом, рекрутерам и HR-специалистам постоянно приходится отказывать соискателям в работе — это неотъемлемая, но в том же время и одна из самых неприятных обязанностей. Прямо скажем: этот процесс неприятен для всех его участников, поэтому умение грамотно преподнести плохие новости — ключевой навык любого HR-специалиста. В этой статье мы разберем как правильно отказать соискателю в работе и никого не расстроить.

Что об отказах говорит закон?

Отказы соискателям достаточно строго регламентированы 64-й статьей Трудового Кодекса РФ: отказ всегда должен быть четко обоснован и связан исключительно с деловыми качествами потенциального работника. Понятие «трудовые качество» также регламентированы Постановлением Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»:

«Под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли)».

Помимо всего прочего это означает, что в случае отказа соискатель имеет право написать вам письмо с просьбой обосновать ваше решение и если ваш ответ его не устроит, то он может обратиться в суд. Поэтому крайне важно четко прописывать требования в тексте вакансии, а при отказе сообщать о причинах кратко и максимально доступно. Например: «мы приняли на работу более опытного кандидата».

Неписанные правила

Старайтесь не игнорировать кандидатов, особенно если они прошли хотя бы первый раунд собеседования. Не обязательно писать развернутое письмо — постарайтесь хотя бы отправить шаблонный ответ. Кроме того, не затягивайте с ответом. Во-первых, это покажет что вы уважаете время соискателя. Во-вторых, таким образом вы точно не забудете ему ответить — вам не придется поднимать переписку, вспоминать детали и собираться с силами, чтобы перезвонить спустя недели, а то и месяцы.

Если вы проводите массовый набор и общаетесь с десятками соискателей каждый день, заранее предупреждайте их о том, в какой форме им может прийти отказ. Сообщите им, что звонка с положительным ответом нужно будет ждать, например, 3 рабочих дня. Если за это время им не перезвонят — значит, выбрали другого кандидата.

В случае, если соискатель прошел несколько раундов интервью, хорошим тоном считается развернутый ответ с подробным и честным обоснованием причин отказа. Помните, что это обоснование не обязательно должно исходить от вас — вы всегда можете попросить расписать причины отказа руководителя, который принимал участие в собеседовании.

Одним из важнейших правил рекрутинга является негласное «звонить только с хорошими новостями». Если вы приняли решение не нанимать соискателя, то лучше всего сообщить ему об этом в письме. Это поможет человеку справиться с эмоциями, даст ему возможность самостоятельно выбрать время получения плохих новостей и избавит вас от тяжелого диалога. Кроме того, при массовом наборе можно просто разослать всем кандидатам шаблонные письма — это сэкономит ваши силы и время.

О чем писать?

При составлении письма с отказом не забывайте, что получать его будет не робот, а живой человек, для которого эта вакансия виделась отличной возможностью. Будьте вежливы, обязательно поблагодарите кандидата за проявленный интерес и потраченное время. Четко и понятно обоснуйте отказ, обязательно назовите вескую причину. Благодаря этому соискатель поймет, над чем ему нужно поработать и какого опыта нужно набраться, чтобы в следующий раз получить положительный ответ.

Постарайтесь не сжигать мосты, пообещайте сохранить резюме кандидата и иметь его ввиду, если у вас появятся другие предложения. При желании можно и подбодрить соискателя, обратив внимание на его сильные стороны и положительные качества. По-настоящему хороший отказ — это полезный отказ, который мотивирует человека на дальнейший рост и объясняет ему, над чем еще можно поработать.

Не забывайте, что отказы — это одна из важнейших составных частей HR-имиджа вашей компании. В ваших силах сделать так, чтобы кандидаты возвращались к вам с новыми навыками, умениями и новым опытом.

——

Расскажите, какими приемами вы пользуетесь при отказах соискателям?