«Сотрудники чувствуют себя частью компании и лучше понимают ее стратегию»: как я с нуля выстроила систему внутренних коммуникаций

Коммуникации — это не просто передача информации. Это культура, в которой сотрудники чувствуют себя ценными, осведомленными и связанными с общей целью. Прозрачная и структурированная система внутрикома напрямую связана с вовлеченностью, лояльностью и другими HR-метриками. Как создать работающую систему внутрикома с нуля, рассказывает эксперт по корпоративной культуре и HR-брендингу Анастасия Миронова.

Анастасия экс-руководитель отдела по развитию бренда работодателя и корпоративной культуры онлайн-кинотеатра Иви. Помогает компаниям строить сильный бренд работодателя и развивать корпоративную культуру. У нее больше 10 лет опыта в разных сферах — от финансов до IT и развлечений. Запускала стажерские программы, выстраивала внутренние коммуникации, разрабатывала онбординг-процессы и повышала вовлеченность команд.

Контекст и отправная точка

В конце прошлого года передо мной встала задача — запустить систему внутренних коммуникаций в крупной международной компании. Несмотря на 25-летнюю историю, в организации не было выстроенного подхода, что создавало атмосферу, похожую на стартап.

Компания управляет несколькими продуктами, основные направления — фулфилмент и автозапчасти. В команде около 700 сотрудников. Половина работает в цифровых командах (product-менеджеры, аналитики, IT-специалисты, бэк-офис), другая половина — «синие воротнички» (работники склада).

Внутренние коммуникации были хаотичными. Цифровые команды получали новости, но в основном через рекрутеров, чья основная задача — наем, а не коммуникации. «Синие воротнички» были практически исключены из информационного поля компании последние полгода до моего прихода. Цель проекта — создать эффективную систему коммуникаций, которая обеспечит прозрачность, поддержку и вовлеченность, особенно для удаленных сотрудников и работников складов.

Исследование и ключевые инсайты

Я начала работу с анализа ситуации. Прежде чем внедрять решения, важно понять «болевые точки» сотрудников и то, какую информацию они хотят получать.

Провела масштабный опрос вовлеченности по моей собственной разработке. Это анкета, разделенная на блоки, например, «Отношения с командой», «Отношения с руководителем», «Баланс работы и личной жизни», «Лояльность», «Обучение и развитие» и др. Оценка происходит в разрезе департаментов и/или отделов. От опросника Gallup мой отличался объемом и более комплексным подходом. Например, я также изучала:

• насколько сотрудники удовлетворены задачами и процессами, в которые вовлечены
• как они оценивают взаимодействие с СЕО, если взаимодействуют с ним, или как оценивают его работу
• насколько им близки ценности компании, которые находились на этапе внедрения 

На опрос, анализ и обработку результатов ушел месяц.

Ключевые инсайты:

1. Низкая осведомленность о стратегии и целях компании. Многие сотрудники, особенно вне цифровых команд, не понимали, куда движется компания, как они влияют на общий результат.
2. Разные уровни лояльности по отделам. В командах с сильными и вовлеченными менеджерами была высокая вовлеченность, а в командах, где таких не было, — сильно ниже. Из-за нехватки коммуникации единое корпоративное сообщество не формировалось.
3. Не было связи с важными событиями и процессами. Многие сотрудники, особенно «синие воротнички», не получали информации о ключевых изменениях, инициативах руководства и жизни компании в целом.

Решение: создать систему внутренних коммуникаций

На основе этих инсайтов я разработала многоуровневую систему коммуникаций с различными форматами для разных групп сотрудников.

Вот часть новых каналов коммуникации для цифровых команд:

• Электронный журнал на базе Notion с новостями компании, историями сотрудников и отраслевыми трендами. Основные новости из журнала дублировали в корпоративном мессенджере Slack — главном для компании канале коммуникации.
• Email-дайджест с ключевыми обновлениями, который сотрудники получали в конце недели.
• Презентации команд онлайн-формате, похожие на Q&A сессии — рассказы о работе разных подразделений и их достижениях. Их проводили по запросам команд. Например, команда аналитиков рассказывала сотрудникам digital-команды, над какими проектами они работают, какие данные анализируют, с какими задачами могут помочь, и в целом кто в команде работает.
• Посты-приветствия новых сотрудников в Slack — представление новичков для более легкой адаптации, которые также дублировались в электронном журнале.
• Открытые встречи — форматы, где команды могут обсуждать свою работу, успехи и вызовы.

Новые каналы коммуникации для «синих воротничков»:

• Электронный портал на базе Notion на общих компьютерах на складах, где можно узнать важные объявления и информацию о бенефитах, других офисах и достижениях сотрудников.
• WhatsApp-чат, в котором дублировали основные новости. 
• Доска почета для признания заслуг сотрудников.
• Конкурсы для генерации новых идей и повышения вовлеченности. Например, разыгрывали брендированный мерч за лучшие идеи — сотрудники сами говорили о том, что с удовольствием бы носили что-либо с символикой компании.

Эти форматы хорошо работают при параллельном и регулярном использовании, систематическом подходе.  Конечно, выигрывает человечность — больший отклик у сотрудников всегда находят истории успеха, интервью и посты-приветствия. 

Вовлечение руководства в процесс коммуникаций

Чтобы система работала не только «снизу», я представила результаты опроса топ-менеджерам, показав, насколько внутренние коммуникации влияют на вовлеченность и продуктивность. Мы совместно разработали план действий, включающий:

• Регулярное признание достижений сотрудников. Каждые две-четыре недели для команды и каждые десять недель для компании.
• Развитие культуры обратной связи через чек-ины каждые две недели
• Образовательные сессии для профессионального развития

Результат

Проект изменил внутренние коммуникации с разрозненных и случайных на структурированные и прозрачные. Сотрудники теперь регулярно получают новости, чувствуют себя частью компании и лучше понимают ее стратегию.

Поставьте 👍, если статья была полезной! Присылайте свои кейсы по подбору и управлению персоналом в редакцию👇