Как правильно ставить цели для команды и следить за результатами

Мы подготовили простую инструкцию по планированию и постановке целей вместе с Яковом Сайдиным, директором по привлечению и работе с талантами МТС Линк. Прочитайте материал, чтобы сэкономить время, нервы и деньги.

Что такое Objectives and Key Results (OKR) и SMART

OKR — метод планирования, в основе которого лежит постановка целей. План может быть масштабным, это придает дополнительную мотивацию и прокачивает навыки сотрудников. 

Как действовать: выберите направление развития и поделите его на подцели для отделов. Каждый уровень подцелей измеряйте с помощью SMART-метода.

Цели, которые вы сформулировали по SMART должны соответствовать пяти характеристикам.

Точная (Specific): цель должна быть ясной, например, вместо «хочу развивать бизнес» пропишите «хочу увеличить доходность бизнеса за счет роста клиентской базы и запуска нового продукта».

Измеримая (Measurable): выберите параметры, которые в конце срока покажут, достигли ли вы цели. Например, «хочу увеличить доходность на 15% за счет 50 новых клиентов и на 10% благодаря новому продукту».

Достижимая (Achievable): убедитесь, что цель реалистична с учетом ресурсов, для этого ответьте на три вопроса:

• Что поможет достичь цели?
• Какие препятствия могут быть?
• Что влияет на движение к цели?

Например: «для достижения цели нужно использовать онлайн-рекламу и выделить 10 миллионов рублей на запуск нового продукта».

Значимая (Relevant): проверьте, соответствует ли цель стратегии и миссии бизнеса. Например, достижение плана укрепит позиции компании на рынке и повысит спрос на продукцию. 

Чтобы понять значимость цели, ответьте на вопросы:

• Зачем работать в этом направлении?
• Какой результат получит компания?
• Соответствует ли результат миссии компании?
• Не противоречит ли цель другим направлениям и трендам?

Ограниченная по времени (Time-bound): Установите конкретные, но реалистичные сроки для достижения цели. Например, чтобы увеличить доходы и запустить новый продукт, установите срок в 12 месяцев.

Помните, что долгосрочные планы на 5-10 лет довольно нестабильны, а краткосрочные на несколько месяцев — слишком амбициозны. Найдите золотую середину, проанализировав опыт вашей компании и отрасли. 

Как ставить цели и задачи по OKR 

В системе OKR нет строгого списка задач. Сотрудники или отделы сами выбирают проекты, которые помогут им достичь цели. Если какая-то идея не сработала, ее меняют на другую.

Пять основных принципов работы с OKR, которых мы придерживаемся в МТС Линк

• За один период реализуют 2-5 целей
• Каждый сотрудник выбирает себе цель и согласует ее с руководителем или командой
• Все работники видят цели и задачи
• Если цель выполнена более чем на 70%, это хороший результат
• В системе нет материальной мотивации, такой как повышение зарплаты, премии или карьерный рост

Например, компания, которая поставляет кофе и кофемашины в крупные офисы, ставит цель — заключить контракт с сетевым рестораном. Для этого она определяет конкретные и достижимые подцели, которые можно измерить:

• Купить 50 единиц оборудования
• Увеличить объем сырья на 40%
• Найти и обучить 15 новых сотрудников

Важную роль в подходе играет общение между сотрудниками и отделами — важно обсуждать промежуточные результаты. Если часть команды работает удаленно, выберите удобные даты для встреч и подходящие сервисы для работы. Мы используем чаты и доски, которые помогают обсуждать проекты и работать с файлами.

Типичные ошибки

Распространенная ошибка — путаница между целью и задачей. Обычно цель одна, большая и измеримая, и для ее достижения нужно много времени. Задач, которые помогают достичь цели, много — они измеримы, но краткосрочны.

Например, цель — привлечь 100 новых клиентов за год. Чтобы этого достичь, компания делает холодные звонки, участвует в тендерах, подает заявки на премии, посещает мероприятия и запускает рекламу. В процессе возникают разные факторы, которые помогают или мешают достижению цели, например, входящие заявки от клиентов или сокращение бюджета на рекламу.

Общий план для достижения главной цели компании состоит из отдельных задач. Задачи можно распределять между отделами и сотрудниками, устанавливать общие или индивидуальные KPI в рамках обязанностей подчиненных.

Не забывайте периодически останавливаться и проверять, правильно ли вы движетесь к цели. Оценивайте выполненные задачи, сложности в работе и внешние факторы. Объективный анализ ситуации поможет понять, нужно ли менять стратегию или добавлять новые задачи и сотрудников.

Вторая ошибка — расплывчатые формулировки. Чем точнее сформулирована цель, тем легче понять, достигли ли вы ее. Например, «стать востребованной компанией» — это абстрактная цель, которую трудно измерить. А вот «увеличить количество входящих заявок на 30%» или «привлечь 100 новых клиентов» — конкретные цели с измеримыми показателями. Чтобы избежать расплывчатых формулировок, используйте метод SMART.

Просчитайте риски с помощью карты проекта

Разбейте путь к цели на этапы и задачи в формате таблицы или карты. Обязательно отметьте узкие места и зоны риска и заранее проработайте антикризисные решения. Так проблемы не застигнут вас врасплох.

Удобный и универсальный метод — дерево целей, оно будет одинаково эффективно в небольших компаниях и в крупном бизнесе. 

У дерева есть ствол — это масштабная цель проекта, отдела или всей компании. Направления работы компании — ветви дерева, которые вносят свой вклад в достижение цели. От каждого направления отходят веточки и сучки разной толщины, которые символизируют подцели и конкретные действия.

Например, компания хочет отказаться от кредитов для реализации проектов и закрыть базовые расходы. От этой цели отходят несколько ветвей: оптимизация внутренних финансов и работа с контрагентами. Подцели раскладывают на задачи до той стадии, когда уже понятен алгоритм действий. Например, чтобы оптимизировать расходы нужно выполнить три действия:

• Провести работу с персоналом
• Оценить экономические преимущества поставщиков
• Проанализировать издержки

Фраза «провести работу с персоналом» слишком общая. Лучше выделить конкретные этапы, такие как анализ загрузки сотрудников, объем проектов, соответствие зарплат рыночным тенденциям. Каждый из этих пунктов можно детализировать, пока не останется вопросов.

Создайте дерево своего проекта и поделитесь им с коллегами, чтобы каждый знал свои обязанности и задачи. Мы с командой используем майнд-карты, которые помогают визуализировать идеи и понять причинно-следственные связи. 

Хорошее планирование требует времени, но оно помогает избежать ошибок и промахов, которые дорого обходятся компании. Чем точнее составите маршрутную карту, тем больше вероятность достичь цели с максимальным результатом и минимальными потерями.