Все, что вы хотели знать о расчетных листах

Расчетный листок — ваш ежемесячный финансовый отчет от работодателя. Подготовили экспертный ликбез, что должно быть в этом документе и почему его нужно проверять так же тщательно, как чеки и банковские выписки.

Что такое расчетный листок и зачем он нужен

Простыми словами, расчетный листок — это обязательная «расписка» от работодателя, которая приходит к вам вместе с зарплатой.

По трудовому законодательству работодатель обязан информировать сотрудника о размере выплаченной заработной платы, ее составных частях, а также об удержанных суммах.

Это ваш инструмент контроля. Сравнивая листок с реально полученными деньгами, вы сразу видите, все ли начислили правильно, нет ли подозрительных удержаний.

Что должно быть в листке

Состав информации строго регламентирован ТК РФ (ст. 136). Разбираем по полочкам с помощью нашего постоянного эксперта Оксаны Васильевой.

1. «Шапка»: название компании, ваши ФИО, должность, табельный номер и расчетный период.
2. Начисления: здесь указывают ваш доход — оклад, премии, доплаты за сверхурочную работу, ночные смены, отпускные, больничные и т.д.
3. Удержания: НДФЛ, страховые взносы, а также алименты, профсоюзные взносы или др.
4. «Выплаты»: итоговая сумма, которую вы должны получить на руки, «начислено» минус «удержано».

Универсальной формы листка нет — каждая компания разрабатывает свою, но все эти разделы должны присутствовать.

Также в листке отражают удержания по инициативе работодателя, которые возможны в строго ограниченных случаях (137 ТК РФ). Например, для погашения неотработанного аванса или излишне выплаченных сумм счетной ошибки, а также за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Когда и как должны выдавать листок

Зарплату платят дважды в месяц, а вот листок обычно выдают один раз — при выплате окончательного расчета за месяц. Классический вариант — бумажный документ, который вам дают лично в руки, поскольку в нем содержатся конфиденциальные данные. В последние годы набирает популярность цифровой формат, но есть нюанс.

Электронная форма возможна только в рамках системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) и только при согласии сотрудника. Отправка документов через почту или мессенджеры противоречит законодательству и приравнивается к невыдаче.

Если вы не согласны получать расчетку в электронной форме, работодатель обязан выдавать вам ее на бумажном носителе. Согласие должно быть добровольным, конкретным и информированным — в виде отдельного заявления или пункта в трудовом договоре.

При этом система КЭДО должна соответствовать нескольким критериям:

• быть доступной для сотрудника
• обеспечивать конфиденциальность и защиту персональных данных
• позволять беспрепятственно получать, просматривать и сохранять расчетный листок, а также удостоверять факт и дату его получения

Обратите внимание — закон не обязывает работодателя выдавать бумажную версию под роспись, но на практике сотрудников часто просят поставить автограф на корешке документа или в журнале выдачи.

Работодателю важно иметь возможность доказать, что он исполнил свою обязанность по выдаче расчетного листка. Ведь если работник обратится в суд или трудовую инспекцию, бремя доказывания факта выдачи будет лежать на работодателе.

Когда стоит насторожиться

Получили листок — не спешите его выбрасывать. Потратьте пару минут на проверку, потому что даже добросовестный работодатель может допустить ошибку. А для сотрудника листок — важнейшее доказательство в случае любых зарплатных споров. Эксперты называют ТОП-4 нарушений и ошибок.

Суммы без детализации — например, видите только голый оклад, хотя работали сверхурочно, в праздники или ночью. За такую работу по закону положены доплаты.

Необоснованные удержания — из зарплаты вычли суммы за брак, поломку оборудования или недостачу без вашего признания или решения суда. Закон строго ограничивает круг возможных удержаний.

Зарплата ниже МРОТ — если вы полностью отработали месячную норму, а итоговая сумма после вычета НДФЛ меньше минимального размера оплаты труда, это прямое нарушение ст. 133 ТК.

Неправильный расчет отпускных или больничных — если в их основе только оклад, а премии и надбавки не учли, то сумма явно занижена. Ее рассчитывают по среднему заработку за последние 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ).

В статье 137 ТК РФ приведен исчерпывающий перечень оснований для удержаний из зарплаты по инициативе работодателя. Оксана Васильева уточняет важную деталь:

Расчетный листок — ключевой источник данных, чтобы определить средний заработок, компенсации и иные выплаты. В спорах о неправильном расчете отпускных, выходного пособия, компенсации за неиспользованный отпуск суд использует сведения из расчетных листков за предшествующие 12 месяцев.

Что будет работодателю за невыдачу расчетного листа

Если компания игнорирует закон и не выдает работникам расчетки, ей грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП.

Штрафы могут составлять до 50 тысяч рублей для юридических лиц, а при повторных нарушениях — до 70 тысяч. Однако куда серьезнее последствия в судебных спорах.

Ведь расчетный листок — это главное доказательство правильности начислений. Если работодатель их не выдает, то не может ссылаться на пропуск срока обращения в суд, потому что момент, когда сотрудник узнал о нарушении, подтвердить невозможно. Судебная практика показывает, что отсутствие расчетных листков делает позицию работодателя крайне слабой и дает сотруднику право обратиться в суд фактически без ограничения по времени.

Хотите больше знать о своих трудовых правах — подписывайтесь на «Законы и право». Бесплатно и без рекламы будем присылать вам в мессенджер свежие материалы.