Расчеты вместо интуиции: как начать оцифровку бизнеса

Сбор и анализ данных по продажам, найму и производительности рабочих кажется сложной и «лишней» работой. Но стоит начать с малого — завести таблицу и посчитать один процесс — как картина становится яснее, мотивация сотрудников растет, а тревожность собственника — снижается. 

Предприниматель по продаже емкостного пищевого оборудования в России и СНГ, бизнес-архитектор и спикер Зарплата CONF Евгений Лекс рассказывает, как от интуитивного управления постепенно перейти к цифровому.

Почему бизнесу необходима оцифровка

Я часто слышу от предпринимателей: «Выручка растет, а прибыль — нет». Продукт востребован, команда загружена, продажи идут — но где деньги? Без цифр это невозможно понять. Ты вроде как в процессе, но будто слеп.

У меня тоже было ощущение, что все работает, пока не решил масштабироваться. Начал вкладываться в склад, нанимать людей, закупать материалы — на интуиции и эмоциях, потому что «так кажется правильно». А в итоге бизнес просто «проел» эти инвестиции. Прибыль не выросла, зато я почувствовал, что хуже контролирую ситуацию.

Решил исправить ситуацию и начал с малого — стал вручную фиксировать процессы, которые хотя бы как-то можно измерить. И сразу увидел: где что-то тормозит, где теряется, кто не тянет. Когда у процесса появляется цифра — его можно улучшить или убрать. Без цифры — только догадки.

Оцифровка дает не только управление, но и спокойствие. Вы видите тренды, слабые места, точки роста. Это возможность делегировать, наводить порядок и масштабироваться, не разваливаясь по пути.

С чего начать оцифровку

Многие думают, что оцифровка — это громоздкие системы и IT-решения за миллионы. На деле все начинается с простого вопроса: «Где именно в бизнесе провал?» — там и надо копать.

Начал с участков, где сам не понимал, что происходит, только строил догадки. И первое, что оказалось под рукой — маркетинг и заявки.

Такой пример — я покупал лиды на покупку оборудования. Одни был по 700 рублей — дешево, вроде бы хорошо. Но конверсия из них была 5%, а цикл сделки — до 100 дней. Более дорогие лиды стоили 2500 рублей. Но там конверсия была 10%, а цикл сделки — 60 дней. Я сел и посчитал, сколько за год приносит каждая из этих стратегий. Оказалось, дешевые лиды в итоге давали меньше оборота и прибыли, а дорогие — окупались быстрее и эффективнее. Моя оцифровка началась не с CRM и автоматизации, а с бумажки и калькулятора. Я просто сравнил, какой поток денег заходит и какой выходит.

Оцифровывать стоит то, что вызывает у вас самые большие вопросы. То, где тратите много сил, а результат получаете смутный. Не обязательно сразу строить дашборд. Иногда достаточно Excel-таблицы, счетчика или чек-листа. Главное — начать видеть, а не угадывать.

Не пытайтесь оцифровать все и сразу. Так утонете в данных и быстро все бросите. Лучше действовать точечно: один процесс, один показатель, одна гипотеза. Проверил, увидел результат, пошел дальше. Это и есть рабочая оцифровка, а не «проект ради проекта».

Простые инструменты, которые работают:

• Google-таблицы — топовый инструмент на старте. Ускоряет учет, легко делиться с сотрудниками и наглядно все считать. Но будьте внимательны: использование Google Таблиц для хранения и передачи информации, содержащей персональные данные, без соблюдения необходимых процедур может привести к нарушению 152-ФЗ «О персональных данных».
• Trello, Notion — для визуализации маршрутов.
• amoCRM, Битрикс24, «МойСклад» — для более сложных цепочек и автоматизации.
• Telegram-боты — для автоответов, сбора анкеты, напоминаний и триггерных уведомлений.
• Нейросети — когда нужна глубокая автоматизация поиска и отбора.

Примеры оцифровки: от сварщиков до воронки найма

Многим кажется, что некоторые процессы посчитать невозможно — например, производство или наем. Я тоже раньше так думал. А потом просто начал пробовать.

Производство: как я «разложил» сварщиков на цифры

Вроде бы простая вещь: сварщик в цеху варит металл. Как это посчитать? Поставить над ним контролера с линейкой? Глупо. Но когда цех растет, людей становится больше — невозможно управлять вслепую.

Я сделал так. С утра каждый сварщик стал получать задание, а вечером — сдавать изделия. Программа собирала данные: кто что сделал, какой объем, где брак. Деньги у всех одинаковые, а результат разный — сразу видно, кто реально работает, а кто «плавает».И тут стало происходить интересное: люди сами начали следить за своими цифрами. Кто-то захотел вырасти в результате. 

Если привязать к этим данным еще и премию — именно поощрение — эффект будет моментальным. Люди сами включатся. Это не контроль, а мотивация через понятные ориентиры.

Стратификация продаж вместо плана по выручке

Когда у тебя пять менеджеров, еще можно что-то держать в голове. Но когда команда растет, нужны процессы. Я перестал смотреть просто на «план-факт по продажам». Вместо этого разбил воронку на шаги и действия:

• Сколько коммерческих предложений отправили?
• Сколько звонков сделали, сколько договоров заключили?
• На каком этапе застряли?

Плюс я внедрил отдел контроля качества. Он берет выборку и смотрит: где менеджер недорабатывает, а где сам процесс требует корректировки. Это стоило мне 15 тыс. рублей в месяц и дало больше пользы, чем дорогая CRM.

Постепенно все это превратилось в рутинную систему, которая подсвечивает любой сбой сразу.

Рекрутинг: оцифровка массового подбора IT-ассистентов

Когда я массово нанимал IT-специалистов, классических джоб-бордов оказалось мало. Поэтому начал искать также в Telegram, на форумах, в чатах. Проблема — непонятно, откуда идут отклики. Люди в анкетах сами не помнят, где увидели вакансию. Поэтому я начал встраивать utm-метки в сообщения, чтобы отслеживать источник.

Потом — оценил каналы в Excel: сколько вложил, сколько резюме пришло, сколько людей подошли. Увидел: какие площадки окупаются, а какие просто сжигают бюджет.

Следующий шаг — анкетирование кандидатов. Простые 10–15 вопросов с балльной системой. Кто заполнял невнимательно, отсеивались, остальных приглашали дальше.

Даже сам процесс собеседования я разбил по этапам:

• анкета → %
• приглашение → %
• дошел → %
• прошел обучение → тест → финальный результат

Я добавил элемент геймификации, начал вести учет темпов и результатов. По каждому дню — кто пришел, кто сдал, кто выпал.

Для опытных HR я сделал отдельную таблицу: сколько объявлений разместили, сколько сообщений отправили, сколько соискателей в итоге вышло на работу. Получилась полноценная воронка найма, в которой видны слабые места и точки роста.

Bce через инструкции и минимальный ручной труд

Чтобы минимизировать ручную работу, я сделал поэтапные инструкции для ассистентов. Дал полностью прописанные шаблоны действий, примеры сообщений, видеоинструкции, чтобы новый человек мог зайти, повторить маршрут и не совершать основных ошибок. Все, что можно, записал на видео или текстом.

Когда уже был уверен в работоспособности процесса, автоматически «зашил» часть задач под бота и CRM. То есть сначала сделал руками, проверил все этапы, разобрался, а только потом автоматизировал.

Оцифровка работает даже там, где кажется, что «считать нечего». Главное — не бояться начать. Простыми средствами, руками, таблицами, блокнотами. Цифра — это не про технологии, а про ясность. Сначала просто видите, потом начинаете управлять, а потом — расти.

Где особенно нужна оцифровка

Если начинать с нуля, то первое место, куда стоит смотреть — это маркетинг и продажи. Я уже рассказал выше, что поступил так же. Именно в этих составляющих бизнеса чаще всего теряются деньги, а цифры дают самый быстрый эффект. Важно считать конверсию на каждом этапе: лид, звонок, оплата. Так становится видно, где процессы буксуют, где можно сделать лучше.

На втором месте все, где от действий людей зависит результат: производство, логистика, рекрутинг. Оцифровка поможет усиливать тех, кто может больше, и поддерживать отстающих.

И третья важная зона — деньги и инвестиции. Все, что связано с затратами, окупаемостью, маржой, должно быть в цифре. Иначе не будете понимать, на чем теряете, а бизнес очень быстро «съедает» все скрытое. И отдельно — финансы. Если у тебя не оцифрован денежный поток, ты не контролируешь бизнес, а просто крутишься как белка. Мы прошли обучение у «Нескучных финансов» и внедрили финансовые дашборды — ДДС, Pn&L, платежный календарь, учет запасов в «Мой склад». Сразу увидели, кто в бизнесе «ест», а кто «кормит», когда и сколько денег должно упасть или уйти. Для снижения нервозности владельца лучше инструмента не придумать. Также нужно закладывать расходы на саму оцифровку — примерно 1-5% от прибыли в первый год, пока оцифровка не станет окупать себя.

Ошибки на старте оцифровки

Пока у вас нет цифр, можно придумать любую версию происходящего. Например, верить, что менеджер старается, просто «времена трудные». Или что реклама «вроде работает». Или что «прибыль просто ушла в закупки». Цифры эти иллюзии убирают, конечно, это не всегда комфортно.

Другая ошибка — хотеть все и сразу. Типичный сценарий: загорелся, внедрил сразу десять таблиц, начал собирать 50 метрик, утонул в данных, бросил. Каждая метрика должна вести к изменению действия, иначе — удаляем, чтобы избежать «метрического безумия».

Третья ошибка — перфекционизм. Мол, если цифры не идеальные, то их не стоит собирать вообще. Но даже условные и неточные показатели лучше, чем ничего. Если каждый день задаете один и тот же вопрос и получаете пусть грубую, но стабильную цифру — вы уже управляете.

И последнее: не стоит бояться, что увиденное разочарует. Да, цифра может показать, что вы теряете деньги или работаете «вхолостую». Но это не поражение, а отправная точка. Пока этого не видите, не можете ничего изменить.

Начните с малого: сделайте первую таблицу, задайте один вопрос и попробуйте получить на него честный числовой ответ. Все остальное придет в процессе.