Как исправить ошибку в трудовой книжке

Некорректная запись в трудовой книжке — не приговор: закон предусматривает механизмы исправления даже в сложных случаях. В статье — подробный разбор с комментариями экспертов и пошаговой инструкцией.

Кто должен вносить исправления?

Корректировать ошибку в трудовой книжке имеет право только тот работодатель, который ее внес (ст. 66 ТК РФ, Приказ и Письмо Минтруда). Обычно этими вопросами занимается делопроизводитель или кадровик. Если компания перестала существовать и правопреемников нет, исправлять будут на текущем месте работы. В таком случае можно обратиться в архив, где хранятся документы ликвидированной организации.

Если работодатель бездействует или отказывается исправлять запись, сотрудник вправе обратиться в суд.

Как исправить ошибку в бумажной и электронной версиях

С цифровой трудовой книжкой алгоритм простой:

1. Подготовить новую форму СЗВ-ТД с корректными сведениями
2. В графе «признак отмены» указать, что предыдущая запись аннулируется
3. Одновременно подать исправленную запись на ту же дату/событие
4. Основание — приказ с верными реквизитами (номер, дата, суть действия)

Записи в ЭТК должны быть последовательными и подтверждаться локальными актами.

В бумажном варианте исправлять придется вручную, и тут есть множество нюансов. Все зависит от того, в каком разделе трудовой книжки оказалась ошибка. Наш постоянный эксперт Оксана Васильева — кандидат юридических наук, доцент Департамента правового регулирования экономической деятельности Финансового университета при Правительстве РФ — подготовила удобную памятку для работодателей:

Обратите внимание: в сведениях об образовании ничего зачеркивать нельзя. Если нужно добавить профессию или специализацию, просто допишите новые сведения рядом. 

Если запись исправляется на основании решения суда, например, по причине признания увольнения незаконным, то в графе документа-основания указывают наименование и реквизиты судебного решения.

Юрий Александров, директор юридической компании «А.Лигал», Санкт-Петербург

Если в трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе, которую признали ошибочной, работник может написать заявление и получить дубликат. Его выдает та компания, которая сделала неправильную запись. В дубликат переносят все записи из старой трудовой, кроме той, которую аннулировали.

Ошибки критичные и несущественные

Эксперты назвали десять самых распространенных ошибок:

1. Неправильно сформулировали основания увольнения
2. Перепутали или пропустили даты
3. Не указали номер или дату приказа / указали не те цифры
4. Ошиблись в названии организации
5. Внесли запись несвоевременно
6. Нарушили порядок нумерации
7. Неверно оформили титульный лист
8. Допустили орфографические и грамматические ошибки
9. Продублировали запись
10. Неаккуратно или неправильно оформили исправления

На практике больше всего хлопот работодателям и работникам доставляют не просто опечатки или мелкие неточности, а ошибки, затрагивающие юридическую значимость записей. Именно они чаще всего приводят к судебным спорам, отказам в зачете стажа или претензиям от проверяющих органов.

Оксана Васильева, эксперт по правовым вопросам в сфере бизнеса, к.ю.н., доцент Департамента правового регулирования экономической деятельности Финансового университета при Правительстве РФ

Примеры критичных ошибок:

• нет даты приема или увольнения
• запись внесла не та организация — например, юрлицо, которое не является работодателем
• путаница в сведениях о награждении — например, внесли запись о работе в раздел о наградах

Несущественные ошибки:

• опечатки — если в остальном все понятно и совпадает с документами
• месяц указан прописью вместо арабских цифр
• избыточные сведения в записях о приеме на работу

В трудовой книжке нельзя допускать помарок, исправлять буквы поверх уже написанных, подчищать текст лезвием. Недопустима путаница между «е» и «ё», особенно в фамилиях. Если данные не совпадут с паспортными — это серьезная проблема. Работодатель, может быть, и примет такой документ, но у работника в перспективе будут проблемы при оформлении пенсии и подсчете стажа.

Елена Кожина, заместитель руководителя отдела по кадровому администрированию Coleman Group

Эксперты поясняют, к чему могут привести некоторые ошибки.

• Если основание увольнения не соответствует ТК, сотрудник вправе оспорить увольнение в суде, а судьи очень внимательно относятся к точности формулировок.
• Если дата указана с ошибкой или не совпадает с приказом, ПФР имеет право отказать в признании периода стажа, особенно когда нет других доказательств.
• Записи, сделанные с зачеркиваниями или без фразы «Запись за № __ недействительна», могут признать недостоверными. Это особенно проблемно при проверках или судебных разбирательствах, а иногда приводит к необходимости заводить новую трудовую книжку.
• Неправильно указанный работодатель — особенно без указания формы собственности — может не позволить ПФР или суду идентифицировать фактическое место работы. Это критично, если организация была ликвидирована и невозможно получить архивную справку.
• Если в трудовой книжке есть запись о приеме, но нет об увольнении — считается, что работник формально до сих пор числится в штате. Это может помешать устроиться на другую работу или выйти на пенсию, возникнут сложности с передачей сведений в ПФР.

Путаница с бумажной и электронной трудовой

Когда в России ввели ЭТК, у работников появился выбор — полностью перейти в цифровой формат или продолжать пользоваться бумажной версией. В первом случае бумажную трудовую закрывают, в нее нельзя больше вносить записи. Бывает, что у работодателей происходит путаница с форматами, из-за этого данные могут расходиться. Например, в бумажной книжке есть запись о переходе на электронную, но потом кто-то внес в нее новые записи.

В моей практике был случай, когда у сотрудника в бумажной трудовой была запись о переходе на электронный формат, а затем записи о приеме и увольнении от другого работодателя. В выписке с Госуслуг были указаны две даты: переход на электронную книжку и сохранение бумажной, причем вторая дата была позже первой. Это недопустимая ситуация.

Елена Кожина, заместитель руководителя отдела по кадровому администрированию Coleman Group

Сотрудник подтвердил, что хотел перейти на электронную книжку и не планировал возвращаться к бумажной. В СФР ему сообщили, что видят только дату перехода на электронную книжку, а данных о сохранении бумажной нет. Оказалось, ошибочная дата отображалась только на Госуслугах. Откуда она там взялась — неизвестно.

Совет: внимательно следите за переходом трудовых книжек в цифровой формат. Если начнется путаница, придется разбираться с претензиями сотрудника и госорганов.

Как вносить корректировки, если у работника изменились личные данные

Человек в любой момент может поменять имя или фамилию, создать семью или развестись, получить новый паспорт, гражданство. Обновленные сведения нужно внести в трудовую книжку. Для этого понадобятся подтверждающие документы — например, свидетельство о браке или новый паспорт.

Отдел кадров вправе лишь ознакомиться с оригиналами, сделать необходимые записи и вернуть документы работнику. Копии в личное дело не подшиваются, потому что содержат персональные данные, а они не должны быть избыточными относительно цели обработки.

Оксана Васильева, эксперт по правовым вопросам в сфере бизнеса, к.ю.н., доцент Департамента правового регулирования экономической деятельности Финансового университета при Правительстве РФ

Хотя по закону работник не обязан подавать заявление об изменении персональных данных, на практике такое заявление упростит всем жизнь — послужит официальным основанием для внесения изменений.

Что будет, если не исправить ошибку

Как сотрудник, так и работодатель рискуют получить неприятные последствия.

Для работника:

1. Проблемы с подтверждением стажа
2. Отказ в трудоустройстве на новое место
3. Сложности при восстановлении прав, если дело дойдет до суда

Для работодателя:

1. Штрафы от ГИТ

По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение требований трудового законодательства, включая порядок ведения трудовых книжек, грозят штрафы:

• должностные лица — от 1 000 до 5 000 руб.
• юридические лица — от 30 до 50 тыс. руб.

При повторном нарушении могут и вовсе приостановить деятельность компании.

2. Ответственность за судебные иски

Если работник оспорит увольнение, перерасчет стажа или зарплаты, а в трудовой книжке обнаружится ошибка, суд может признать увольнение незаконным. То есть, взыскать средний заработок за вынужденный прогул, а бонусом — обязать работодателя компенсировать моральный вред.

Больше полезных материалов по юридическим вопросам читайте в нашей рубрике «Законы и право»👍?