Пара лишних подписей «для галочки», устаревшая техника ежемесячно оборачиваются некоторым компаниям в сотни тысяч рублей лишних расходов. Почему бюрократические проволочки существуют не только в госучреждениях и как от них избавиться — разобрались и рассказываем.
Когда устаревшие процессы тормозят рост бизнеса
Бюрократия — это не только государственные бумажные ритуалы и походы в налоговую. Внутри бизнеса она проявляется в виде бесконечных согласований, ненужных отчетов, дублирующихся функций и контроля «на всякий случай». Часто она возникает из лучших побуждений — чтобы наладить процессы, минимизировать ошибки или повысить прозрачность. Но когда система разрастается без учета реальных задач, то начинает работать против бизнеса.
Причем новые технологии и глобализация не решают проблему. По данным фондовой биржи Nasdaq и консалтинговой компании Boston Consulting Group, за последние 50 лет внешняя сложность процессов в мире выросла в 6 раз, а внутренняя — в 35 раз. А в опросе 2023 года 49% российских руководителей назвали бюрократию главной проблемой, которая мешает бизнесу. И только потом идут кадровый голод (40%) и нехватка финансирования (31%).
И в этом есть смысл. Даже если штат укомплектован, а с финансами проблем нет, большая часть денег и человеко-часов «пускают на ветер», если сотрудники неделями ждут, когда согласуют условия договора или поставят подпись.
Вот несколько признаков, что в вашей компании есть с этим проблемы:
- Сотрудники тратят больше времени на отчеты, чем на выполнение реальных задач.
- Есть формальные правила, которые почти не соблюдают, но они все еще существуют.
- Новые идеи и предложения застревают на этапе одобрения, а то и вообще не поступают — потому что сотрудники уверены — это бесполезно.
- Показатели по HR-метрикам на низком уровне или постоянно падают — у людей нет мотивации и вовлеченности, многие уходят, просто потому что устают продираться через неэффективные процессы.
Ниже разберем несколько причин, почему так происходит и что можно сделать в каждом случае.
#1. Избыточные согласования
Это то, о чем чаще всего говорят эксперты. Каждую небольшую сделку нужно согласовать через финдиректора, главбуха и придворного астролога. Причем такие проблемы бывают даже в небольших компаниях.
В моей практике был кейс IT-компании из 150 сотрудников, где командировки стоимостью 15 тыс. рублей согласовывали до двух недель. Менеджер заполнял 12 документов, получал 7 подписей, в том числе от финдиректора. Из-за этого встречи с клиентами срывались, команда была демотивирована, а сумма потерянных сделок составила 2 млн рублей за квартал.
Мы внедрили матрицу полномочий: поездки до 50 тысяч — одобрение руководителя отдела, свыше — финдиректора. Время согласования сократилось с 10 дней до 2 часов. Количество сорванных встреч упало на 85%, а показатель вовлеченности сотрудников за полгода вырос с 3,2 до 4,1 балла по пятибалльной шкале.
Алексей Максименко, учредитель Unicum group выделяет самые опасные формы бюрократии в строительстве:
- мелкие закупки (до 50 тыс.) согласуют через финансовый отдел
- на материалы нужны бумажные заявки
- регламенты дублируют «для галочки»
- у линейных руководителей нет прав на оперативные решения
В 2023 году мы столкнулись с тем, что договор на субподряд проходил до 12 этапов согласования. Большинство согласующих не вникали в суть, а просто «страховались». Стало ясно, что система работает не на результат, а на саму себя.
Сначала ввели инструмент «дневник процессов». Сотрудники фиксировали, сколько времени уходит на каждый этап работы. Результат ошеломил: подготовка документов занимала 1–2 дня, а согласование — до 14. Нагрузку создавали именно «ожидания» между передачей бумаг.
Мы построили новую модель — ввели ЭДО и оставили только тех согласующих, кто и правда принимает решения. Их стало в три раза меньше. Мы дали право подписывать контракты до 1 млн рублей руководителям подразделений и оставили одного финального проверяющего. В результате средний срок подписания сократился до трех дней, и мы досрочно завершили два контракта — без потери качества.
Что интересно — иногда решить проблему можно очень простой и дешевой технологией.
Один из ярких примеров — обратная связь по вопросам партнеров. Раньше наши сотрудники отправляли письма на несколько электронных адресов, ждали реакции руководства, а если вопрос возникал после рабочих часов, процесс затягивался. Мы заменили эту схему на Telegram-бота, и результат не заставил себя ждать: информация стала доходить мгновенно, а решения приниматься быстрее.
#2. Архаичный документооборот
Многие компании даже в 2025 году продолжают выписывать бумажные счета, чеки и договоры, а то и хуже — вводят электронный документооборот, но оставляют бумажный «на всякий случай». В итоге работы с документами у сотрудников еще больше, хотя должно быть наоборот.
Наверное, самый большой рывок в отказе от бюрократических процедур мы сделали несколько лет назад, когда перестали вручную выставлять счета и делать бумажные выписки. Например, раньше, чтобы выставить счет, менеджеру по продажам нужно было передать заявку бухгалтеру, утвердить ее, сделать счет и только после этого отправить клиенту. Сейчас менеджер нажимает кнопку в CRM, и счет сформируется автоматически. Это не бланк строгой отчетности, и ошибки в нем не критичны.
Мы мыслили так: даже если продадим наш продукт немного дешевле, ничего страшного. Зато пришлем счет быстрее конкурентов, а значит, у нас будет больше шансов получить оплату. Это сильно ускорило и упростило выставление счетов. Также мы ввели договоры-оферты — для большинства они работают. Нагрузка на юриста снизилась в разы, и клиенты довольны, потому что условия работы доступны заранее.
#3. Усложненный рекрутинг и КДО
Кадры — еще одно «минное поле», где компании часто создают себе ненужные препятствия. Например:
- Многоступенчатые интервью там, где можно провести разовую встречу кандидата с руководителем и HR-ом
- Анкеты для откликов и тестовые задания, которые никто не смотрит
- Сложные процедуры оформления больничных, отпускных и т. п.
В HR особенно страдают процессы найма: когда кандидата интервьюируют шесть человек для позиции middle-специалиста и ниже, а решение занимает месяц. Или принято предоставлять справки от терапевта для больничного до трех дней. Считали ли вы, сколько сотрудников выходит на работу, «отлежавшись пару дней»?
В моей практике операционного директора была задача — организовать трудоустройство от 500 человек в неделю. У нашей компании был статус частного агентства занятости. Мы сразу предусмотрели и ввели правила для борьбы с бюрократией.
Все входящие документы соискателей сканировал отдельный специалист, который передавал скан-копии сотрудникам на удаленке для внесения в базу. Эти же удаленные сотрудники, после обработки документов, приглашали кандидатов, чтобы подписать документы.
Кадровым специалистам в офисе мы настроили 1С так, чтобы одной кнопкой можно было подгрузить весь пакет документов на трудоустройство или увольнение, а не каждый файл отдельно. Остается только сверить корректность данных, получить визу от начальника и пригласить сотрудника на получение. Аналогично автоматизировали формирование справок с места работы, зарплатных ведомостей и т. п.
#4. Проблемы с техникой
Иногда причина неэффективности банальная до безобразия — слабая техническая оснащенность. Компания может экономить несколько сотен тысяч на замене оборудования или обновлении ПО, не замечая, как теряет миллионы на зарплатах сотрудников.
В описанном выше кейсе мы тратили от 70 тыс. рублей на поддержание и ремонт техники. Тогда решили инвестировать 500 тыс. рублей в оборудование, которое работало бы бесперебойно и не требовало ремонта как минимум год. Теперь компьютер, принтер и интернет-линия — это наше технологическое преимущество, мы стали чуть ли не типографией.
А чтобы избежать регламентов и кучи всяких инструкций, поработали с бизнес-аналитиком и разово настроили и кастомизировали под нас программу — чтобы в 1С было все интуитивно понятно. Никакая инструкция не нужна, если все будет, как в сегодняшнем смартфоне: вот нарисована трубка, значит, можно позвонить по этой кнопке. С этим решением высвободилась огромная доля времени, которая раньше уходила на обучение и стажировку кадровых специалистов.
Как убрать бюрократию и неэффективные процессы
Лучше всего начать с анализа текущей ситуации. Выявить проблемы и оценить ущерб помогут опросы сотрудников и руководства, тайм-трекинг.
Можно использовать «карту боли сотрудников» — анонимный опрос, где команда указывает на самые раздражающие процедуры. Параллельно проводить хронометраж: засекать время на стандартные операции и сравнивать с бенчмарками рынка.
Для убеждения руководства используйте язык цифр: считайте стоимость рабочего времени, потраченного на процесс, умножая на количество операций в год. Часто получается внушительная сумма, которая открывает глаза консервативным управленцам.
В борьбе с бюрократией важен системный подход, подчеркивает Ислам Гукемухов, заместитель директора по персоналу «РесурсТранс». Мало просто собрать жалобы сотрудников — нужно еще и декомпозировать каждый процесс с расчетом временных и финансовых затрат на каждом этапе.
В нашем случае первым шагом стал тотальный аудит. Мы разложили каждый процесс на составляющие: участников, временные затраты, этапы выполнения. Задача казалась титанической, но без полной картины невозможно понять масштаб проблемы. Мы внедрили специализированное ПО, которое визуализирует процессы в виде блок-схем с дорожками исполнителей. Каждое действие получило временные метки. Так смогли рассчитать время процесса и реальную стоимость процедур с учетом зарплат участников.
В результате согласование заявок на оплату превратилось из многоступенчатого «квеста» в четкий алгоритм. Мы исключили избыточных согласующих, при этом качество контроля не упало. Договорное согласование перевели с последовательной схемы на параллельную, кардинально сократив время ожидания.
Особенно впечатляющих результатов удалось достичь через роботизацию. Например, мы внедрили программных роботов с компьютерным зрением для создания карточек договоров в 1С, и это снизило стоимость процесса на 79,2%.
Впрочем, автоматизация не обязательно означает покупку дорогого оборудования. Даже небольшая компания может позволить себе разработку чат-бота для сбора и обработки заявок или несложное приложение для быстрых одобрений. А иногда достаточно снять простое видео для сотрудников, которое в несколько раз упростит обучение процессу.
Если еще нет ресурсов на автоматизацию, то можно сделать короткий видеоролик со скринкастами. Это намного эффективнее, чем писать регламенты на много страниц. Сегодня любой компьютер поддерживает функцию записи экрана, можно сделать туториал самостоятельно и быстро.
Ключевую роль играет корпоративная культура, добавляет Лиана Азарян. Резкие нововведения могут встретить сопротивление, поэтому лучше внедрять новое постепенно, начиная с подготовки руководителей.
Мы взяли курс на бережливое производство и кайдзен — философию непрерывного совершенствования. Но чтобы это работало, инициатива должна исходить не только от руководства, но и от сотрудников. Поэтому активно собираем обратную связь и поощряем предложения по оптимизации.
Ключевое правило: четкое распределение зон ответственности. Когда каждый знает, кто за что отвечает, исчезает путаница и избыточный контроль. Мы разбили команды на небольшие группы, где у каждого менеджера достаточно полномочий для оперативных решений. Сотрудники могут напрямую обращаться к кураторам, минуя длинные цепочки согласований. Если вопрос требует участия топ-менеджмента — путь к нему тоже максимально короткий, можно обратиться напрямую или через электронную почту.
Поставьте 👍, если статья была полезна!
Поделитесь историей
Про работу, собеседования, нарушения ваших трудовых прав, HR-кейсы
