Как правильно давать обратную связь соискателю, который вам не подошёл?

Приятно звонить кандидату, который прошёл по всем критериям вакансии и удивил софт скилами. Сложнее общаться с тем, кому компания отказала в оффере. Сообщать об отказе нужно, и дело не только в правилах хорошего тона.

Зачем давать обратную связь неподходящему кандидату

1. Наладить связи с потенциальными сотрудниками. Грамотный эйчар знает: сегодня кандидат не подошёл на одну вакансию, а завтра окажется идеальным претендентом на другую. Нужно сохранить лояльность. Повторное собеседование с человеком, который когда-то уже собеседовался в компанию, проще: часть вопросов вы уже задавали, некоторые компетенции фиксировали.
2. Поддержать имидж. Не все кандидаты, которые вам когда-то не подошли, смогут попасть в организацию в другой раз. Но высокая культура обратной связи формирует бренд работодателя.

Как правильно отказать соискателю

Главное правило — давать обратную связь всегда. Её ждут и те, кто надеется на положительное решение, и те, кто на собеседовании понял, что не подходит организации. Молчание разочаровывает в работодателе.

1. Отвечайте оперативно. Кандидат не будет терять время на напрасное ожидание. Если у него есть ещё один оффер, то каждый день может стать решающим. Обозначьте сроки ответа на собеседовании и придерживайтесь их.
2. Говорите честно. Если причина отказа некорректная, не придумывайте ничего, используйте нейтральные формулировки, например, что другой кандидат оказался более опытным, обладает точно теми навыками, что нужны для должности.
3. Соблюдайте закон. Дискриминация по возрасту, полу, цвету кожи, национальности, языку и ещё ряду причин запрещена.
4. Используйте факты. Никаких оценочных суждений и характеристик личности соискателя. Вместо «Вы показались неуверенным» лучше сказать «Ваши ответы были нечёткими, а специалист на данной должности должен будет очень конкретно излагать свои мысли и решения». Кандидат поймёт, в чём развиваться.
5. Отметьте сильные стороны. Отказ — это удар по самолюбию и самооценке человека. Постарайтесь сгладить углы. Попробуйте метод сэндвича: «похвала – критика – похвала».
6. Помогайте. Оцените, как ваши слова помогут кандидату. Транслируйте доброжелательное отношение, открытость и поддержку.
7. Оставьте контакты. Скажите специалисту, что он может самостоятельно обратиться за обратной связью. Предложите следить за другими вакансиями компании.
8. Подберите нужный формат. Ответить по почте или в мессенджере можно, если вакансия простая, а кандидатов много. Если соискателей мало, вы ищете руководителя или планируете поместить резюме кандидата в свою копилку «на будущее», позвоните этому человеку.
9. Будьте краткими. Одной или двух причин достаточно, разбирать всё по полочкам, если соискатель не спросит, не следует.
10. Оставайтесь вежливыми. Поблагодарите за уделённое время, пожелайте удачи в поиске и на новом месте.

Варианты отказа в зависимости от этапа воронки рекрутмента

🔵На этапе отклика на вакансию

Кандидаты, чьё резюме не понравилось работодателю, почти никогда не получают ответа. Здесь важно не столько качество обратной связи, сколько реакция: пусть соискатель видит, что вы смотрели его отклик. В личном кабинете джоб-борда настройте автосообщение. В тексте поблагодарите кандидата и сообщите об отказе, выразите надежду на возможное сотрудничество в дальнейшем или попрощайтесь на позитивной ноте.

Уважаемый Иван Иванов! Спасибо, что проявили интерес к нашей вакансии «Региональный медицинский советник». К сожалению, сейчас мы не готовы пригласить вас на собеседование. Если появится подходящее предложение в будущем, мы обратимся к вам. Хорошего дня!

🔵После первичного собеседования

На собеседовании сообщите кандидату, когда он получит обратную связь. При большом потоке соискателей можно сказать, что обратную связь вы даёте только при положительном решении. Последней фразой вы развяжете человеку руки и избавите от чувства неловкости: многим важно понять, что стало причиной отказа, но они не хотят навязываться. Продумайте заранее, как обоснуете отказ, если соискатель позвонит вам.

Если руководство одобрит вашу кандидатуру, мы назначим ещё одну встречу с главой подразделения. Я позвоню вам, сообщу дату и скажу, как подготовиться. Если звонка до конца недели не будет — по вашей кандидатуре отказ. Но в любом случае, если возникнут вопросы по вакансии, свяжитесь со мной.

🔵После одного из нескольких или после финального интервью

Это самая сложная задача. Кандидат продвинулся достаточно далеко, уделил много времени на интервью, познакомился с компанией. Общаться с этим человеком нужно по телефону или лично, чтобы подробно описать причину отказа. Объясните, что не получилось, отметьте качества, которые позволили пройти ряд собеседований, пожелайте удачи на новом месте и скажите, что готовы оставаться на связи.

Спасибо, что уделили нам так много времени, было очень приятно познакомиться, увидеть вашу заинтересованность и профессионализм. Вы продемонстрировали интересные кейсы, нашли решения в тестах, смогли расположить к себе собеседника, вели себя тактично и вежливо. К сожалению, нам не хватило в вас оперативности при выполнении тестовых задач, а указанная должность требует быстрого принятия решений. Искренне надеемся, что ваши сильные стороны помогут скоро найти работу, на которой вы раскроете свой потенциал. Мы остаёмся на связи и готовы сотрудничать с вами, когда появится подходящая вакансия.

__

Вы всегда даёте обратную связь после собеседования?