О чем вы узнаете
Если HR в команде для вас сейчас — роскошь или невыгодная ставка, а людей искать все равно нужно, на помощь приходит аутсорс, «HR по подписке». Как его выбрать, настроить и получить результат — разбираем на реальных кейсах и живом опыте.
Приглашенный эксперт — Алексей Чихачев, управляющий партнер компании А2, эксперт по HR-аналитике, построению систем подбора и рентабельности HR-процессов
Почему бизнес отдает HR-функцию подрядчикам
Есть четыре типичных сценария, при которых компании обращаются к HR-аутсорсу:
- Штат быстро расширяется, а процессы найма и адаптации не успевают за ростом
- Высокая текучка, менеджеры с утра до ночи проводят собеседования, но людей все равно не хватает
- HR-специалист один и забит операционкой, до стратегии и аналитики руки не доходят
- Штатного HR просто нет, его функции возложили на кого-то из офиса, и этот «кто-то» явно не справляется
Так было, например, в инжиниринговой компании ПГС. Мы фактически стали для них «HR-отделом по подписке» — от поиска и подбора до участия в проектах грейдирования и систем управления персоналом. Все это было реализовано без штатного HR.
Когда HR-аутсорсинг оправдан
Компания А2 поделилась самыми частыми опасениями компаний, которые хотели бы попробовать услуги внешних HR-специалистов.
«Это дорого»
По опыту Алексея Чихачева, часто дороже выходит как раз штатный HR, особенно если основной запрос — массовый подбор линейного персонала. Внутреннему специалисту нужно платить оклад, а с него налоги, добавьте к расходам отпуска, больничные и простои между волнами найма. На аутсорсе бизнес получает прозрачный и управляемый расход вместо постоянной ставки — каждая закрытая вакансия имеет точный диапазон ценника.
«Они ничего не понимают в нашем бизнесе»
Здесь все зависит от компетенций подрядчика, которого компания выбрала. Хороший HR-консультант сначала разбирает бизнес — продукт, процессы, типовые смены, требования к людям, реальные условия работы. Затем исследует конкурентов и проводит системный анализ.
«Мы потеряем контроль»
На практике все наоборот: внешний HR-отдел дает цифровую прозрачность и опору на метрики — воронки, стоимость найма, процент выхода и удержания, SLA по срокам.
Конечно, это не значит, что для любого бизнеса на любом этапе HR-аутсорс подойдет. Эксперт приводит наглядную таблицу:
Как выбрать подрядчика и правильно поставить задачу
Алексей Чихачев рекомендует оценивать «внештатников» сразу по четырем критериям.
- Кейсы в вашей или похожей индустрии.
- Технологии и каналы привлечения — умеют ли работать с холодной базой, есть ли опыт размещения на разных площадках, используют ли таргет, карьерные мероприятия, работу с отзывами.
- Команда и личный контакт. Важно, чтобы у вас был контакт не только с аккаунт-менеджером, но и с теми, кто реально ведет проект — рекрутерами, HR-аналитиками, методологами.
- Уровень вживления в бизнес.
Обязательный вопрос на старте: готовы ли подрядчики ездить к вам в офис, встречаться с руководителями, участвовать в планерках. Только так HR-процессы встроятся в операционку компании, а не останутся отдельным проектом.
Определитесь с ролью внештатного HR — например, только подбор, подбор + адаптация, полный цикл, включая аналитику, обучение, работу с HR-брендом. Формулируйте задачу максимально предметно.
❌ «Нам нужны люди, много и вчера».
✅ «Нам надо за 3 месяца закрыть 40 ставок кладовщиков и фасовщиков в Москве и области с удержанием не ниже 70% через 3 месяца работы»
При этом нужно учитывать ограничения и контекст — зарплатный диапазон и рынок, график, условия труда, требования к образованию и опыту. А еще готовьтесь, что придется быть откровенными и вскрыть реальные «боли»: почему люди уходят сейчас, какие участки производства или офиса самые проблемные. Это как с визитом к врачу — если скроете от доктора важные детали анамнеза, он не сможет вам помочь.
Минимальный набор KPI и метрик, которые стоит обсудить:
- Time-to-hire — сколько дней с момента заявки до выхода человека
- Стоимость найма (CPE) по каждой категории
- Конверсия в оффер и выход на работу
- Удержание — процент сотрудников, которые работают 3/6/12 месяцев
- Текучесть на ключевых участках до и после внедрения аутсорсинга
- Договоренности по обработке откликов и обратной связи с руководителем
Взаимодействие и риски
Компании предстоит наладить регулярный контакт с подрядчиком, чтобы не провалиться в долгие согласования. Пример хорошей связки:
Собственник или операционный директор → задает стратегию, утверждает бюджеты и приоритеты
Локальный координатор, например, офис-менеджер или руководитель направления → отвечает за быстрое согласование кандидатов, организацию интервью и выходов на работу, обратную связь
Самые частые причины неудачного опыта с HR-аутсорсингом, по опыту Алексея Чихачева:
❌Нет ответственного на стороне заказчика — подрядчик что-то делает, присылает отчеты, но внутри компании никто не вникает в процесс
❌Несоответствие ожиданий и реальности — хотим закрывать 50 вакансий в месяц, но платим ниже рынка и не готовы менять условия
❌Беда с обратной связью по кандидатам — претенденты неделями ждут решения, аутсорсер выглядит в их глазах несерьёзно, растет процент отказов
❌Сопротивление внутренней команды — руководители воспринимают внешних HR как контролеров и саботируют изменения.
❌Ставка только на подбор, без работы с удержанием — если не выстроены адаптация и рост, будет бесконечная «мясорубка» из вакансий
Задача ответственного подрядчика — не только закрыть вакансии, но и передать ключи к выстроенной системе: регламенты по подбору, шаблоны вакансий, сценарии звонков и собеседований, модели компетенций и карьерные треки.
При идеальном сценарии на финальном этапе проекта внутри компании появляется свой человек, который участвует во всех процессах, подхватывает регламенты и инструменты, дальше может поддерживать систему с минимальной внешней поддержкой.
При этом HR извне остается на связи — как стратегический партнер для сложных задач, запусков новых направлений, изменений на рынке.
Тренды HR-аутсорсинга в России
По наблюдениям эксперта, запрос на HR-аутсорсинг в России активно меняется. Раньше чаще приходили за точечным подбором. Сейчас бизнесу нужен полный цикл «под ключ» — фиксированный пакет часов и выходов, включающий подбор, адаптацию, консультации для руководителей.
Растет спрос на операционные услуги, особенно в производственных компаниях, логистике, сервисном и ресторанном бизнесе. В то же время компании заинтересованы в стратегическом консалтинге и проектной работе.
Топовые запросы:
«Хотим понять, почему у нас такая текучка, и что с этим делать»
«Помогите выстроить модель компетенций и карьерных треков»
«Нужен проект: пересобрать систему подбора и адаптации за 3–6 месяцев»
Два наглядных кейса
Эффективность работы «HR по подписке» можно оценить на примере двух клиентов компании А2.
#1 Массовый подбор без переплат
Teaco — один из лидеров российского рынка в производстве чая и кофе. В связи с бурным ростом компании постоянно нужны были фасовщики, кладовщики, грузчики и другой линейный персонал. Содержать штатного рекрутера оказалось невыгодно из-за высоких зарплат на рынке — опытный HR среднего уровня или выше обошелся бы в 100, а то и 150 тысяч рублей. К тому же сильные специалисты не были заинтересованы в массовом подборе «линейки».
Решили обратиться к внешнему подрядчику. Компания А2 провела глубокий аудит и выявила три серьезные проблемы:
- Не использовали все доступные площадки, ограничивались одним каналом поиска
- Не выстраивали системно воронку собеседований
- Не работали над описанием вакансий
Подрядчики завели аккаунты на всех доступных площадках, где находились целевые кандидаты. Исследовали конкурентов, их подход к вакансиям и переписали все текущие объявления. Задача была не только выделиться на фоне конкурентов, но и привлечь больше внимания соискателей — интересная структура и формат подачи сыграли здесь ключевую роль. Параллельно оптимизировали обработку первичных собеседований и стратегию взаимодействия с успешными кандидатами.
Результат: стоимость найма одного фасовщика составила 10–13 тыс. рублей, грузчика — 10–20 тыс. рублей. Каждую неделю компания привлекала новых сотрудников, из которых 80% оставались надолго. Бюджет на подбор был предсказуемым, а поток новых людей стабильным.
#2 Комплексное сопровождение «под ключ»
Второй кейс — инжиниринговая компания ПГС, с которой А2 продолжает сотрудничество и сейчас. В этом случае бизнесу нужен был не просто подбор, а полноценное HR-сопровождение. Компания планировала удвоить численность персонала и параллельно создать конкурентное преимущество на рынке труда — все это без штатных HR специалистов. Основные направления работы внештатного отдела:
· Оптимизировали поиск
Стали плотно работать с «холодной» базой на сайте вакансий и добились максимальной конверсии. Стоимость привлечения одного сотрудника снизилась на 35%. В год компания экономит 300-400 тыс. рублей только на этой статье расходов. Дополнительно привлекали кандидатов через таргетированную рекламу с минимальным бюджетом — так получали еще 10-20 заявок в месяц.
· Занялись HR-брендом работодателя
Закрепили и поддерживают позитивную репутацию на популярных отзовиках — это значительно повысило лояльность со стороны потенциальных сотрудников. Два раза в год участвуют в ярмарках вакансий при университетах, привлекают молодых специалистов с высоким потенциалом. Затраты достаточно скромные — 10-50 тыс. рублей на подготовку материалов и оформление стенда, визитки, буклеты и расходники на 2-5 тыс. рублей. Результат — от 50 до 100 заявок с каждого мероприятия.
· Разработали модель компетенций и карьерный трек
Когда штат переходит порог в 100 человек, руководители уже не успевают доносить карьерный трек и способы развития в компании всем сотрудникам. Поэтому выстроили универсальную модель компетенций — она показывает комплекс навыков, знаний и конкретные действия, необходимые, чтобы стабильно расти в компании.
Результат: через три месяца после внедрения изменений 80% сотрудников начали воспринимать свою работу как постоянную. Текучесть кадров снизилась более чем на 50%. Компания сформировала стабильный штат и теперь тратит на подбор почти вдвое меньше, чем раньше.
Ставьте 👍, если тема заинтересовала, и предлагайте свои кейсы по форме обратной связи под статьей.
Поделитесь историей
Про работу, собеседования, нарушения ваших трудовых прав, HR-кейсы
