Как законно платить разные суммы людям с одинаковым названием должности

Ситуация: два сотрудника на одной должности получают разные зарплаты. Один случайно узнает об этом. Начинаются обиды, конфликты, заявления на увольнение, а иногда и суды. Никита Малов — основатель и управляющий партнер аналитической компании «ДОВОД» — подробно объяснил, почему легализация разных зарплат выгодна бизнесу и как ее корректно провести.

Откуда берется разница

Почти никогда работодатели не планируют заранее разные зарплаты для специалистов на одной позиции. Разницу приносит время. Происходит один из трех типичных сценариев.

#1: рынок ушел вверх

Пример из собственного агентства Никиты Малова. В 2019 году в команду взяли аккаунт-менеджера на зарплату в 45 тысяч рублей. Второго на ту же роль — через полтора года, но уже на 65 тысяч, потому что дешевле люди с опытом ведения клиентов просто не откликались. Первый аккаунт-менеджер узнал о разнице через месяц — увидел вакансию на сайте по поиску работы. Разница в 20 тысяч на бумаге нигде не жила, обязанности у обоих совпадали дословно.

#2: перекупили «звезду»

У одного из клиентов Никиты Малова была небольшая производственная компания. Восемь лет в ней работал человек на позиции технолога, получал 60 тысяч рублей. Второго технолога переманили у конкурента — на зарплату 90 тысяч, на меньшее тот не соглашался. При этом прежний сотрудник выполнял больше работы и обучал новичка. Через квартал он узнал о разнице в зарплатах и ушел к тому самому конкуренту, от которого переманили «звезду».

#3: «старички» на окладах из прошлых времен

Еще пример из бизнеса клиента. Торговая компания, из семи менеджеров по продажам у пятерых был оклад 40 тысяч, у двоих, работающих с основания, — 28 тысяч рублей. Их доходы просто ни разу не пересматривали, договоры 2016 года без единого допсоглашения. Собственник был уверен, что все в порядке.

По моим наблюдениям, перекос начинается там, где цену труда каждый год задает рынок, а тарифной сетки внутри компании нет и никогда и не было.

Хотя в случае с производственными компаниями оклады чаще бывают выровнены тарифной системой, а перекос получается через премии по усмотрению начальства, и «вилкой» его никто даже не считает.

Что говорит закон

Прямого запрета платить людям на одной должности разные суммы в Трудовом кодексе нет. Но есть три нормы, которые вместе задают рамку.

• Статья 22 ТК РФ обязывает обеспечивать равную оплату за труд равной ценности
• Статья 132 привязывает зарплату к квалификации, сложности работы, количеству и качеству труда
• Статья 3 запрещает дискриминацию, в том числе в условиях оплаты

Роструд в письме от 27 апреля 2011 года перевел это на язык штатного расписания. По одноименным должностям следует устанавливать одинаковые оклады. А вот надбавки, доплаты и другие выплаты у разных работников могут различаться — в зависимости от квалификации и качества труда. Отсюда простой вывод. Вилка в самой графе «оклад» — конструкция уязвимая. А разница в итоговом заработке законна, когда она собрана за пределами оклада.

Чем рискует работодатель

Если разница в окладах есть, но нигде не зафиксирована, риски нарастают как снежный ком. Эксперт перечисляет их по возрастанию цены.

Иск работника о взыскании разницы

По спорам об оплате труда у работника есть год со дня, когда сумма должна была быть выплачена (ст. 392 ТК РФ). Например, при разнице в 15 тысяч в месяц это уже 180 тысяч рублей по одному человеку. И подает такой иск обычно тот, кто уже уволился и не боится последствий для карьеры.

Проверка ГИТ

Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП составляет от 30 до 50 тысяч на компанию и от 1 до 5 тысяч рублей на руководителя. Сумма терпимая, но проверка редко ограничивается одним вопросом.

Потеря управляемости

Этот риск не попадает в отчетность, но на практике обходится дороже двух первых. Разница вскрывается внутри команды — и гораздо раньше, чем дело дойдет до суда или контролирующих органов. После чего компания теряет либо человека, либо управляемость во всем коллективе — потому что остальные начинают считать, что оплата зависит от умения торговаться.

Эксперт предостерегает:

«Понизить оклад в одностороннем порядке нельзя. Изменение условий договора идет по соглашению сторон (статья 72 ТК РФ). Односторонний порядок по статье 74 требует организационных или технологических изменений условий труда и предупреждения за два месяца. Падение зарплат на рынке суд к таким изменениям не относит. Поэтому выравнивание почти всегда идет вверх, и эти деньги стоит закладывать в бюджет заранее».

Инструменты легализации

Есть четыре рабочие схемы, которые можно использовать по отдельности или вместе. Они помогают сделать разницу в зарплатах законной и прозрачной.

1. Разные должности вместо одной. Например, «менеджер», «ведущий менеджер», «старший менеджер» — три строки штатного расписания с разными окладами и разным набором обязанностей. Суд смотрит на круг обязанностей работника. Если они действительно различаются, вопросов при разных окладах не возникает.

2. Персональная надбавка за квалификацию. Оклад одинаковый, надбавка индивидуальная, основание проверяемое — категория, сертификат, допуск к более сложному участку, стаж в профессии.

3. Переменная часть по результату. Премия за показатель, который может проверить кто-то помимо непосредственного руководителя — выручка участка, число закрытых заявок, доля брака, срок обработки обращения и т.п.

4. Доплата за дополнительный объем работы. Сюда относятся совмещение, расширение зоны обслуживания, наставничество над новичками.

Убедитесь, что в приказе о надбавке стоит основание, которое подтверждает документ — и приказ лежит в личном деле сотрудника. В положении о премировании критерий должен быть с числом и периодом. Должностные инструкции при разных окладах действительно должны различаться по обязанностям. Инструкции «под копирку» — самая дорогая ошибка, компания сама выдает суду доказательство против себя. А премия «по усмотрению руководителя» без критериев в споре читается как признание произвольности.

Проверьте весь комплект документов:

• Штатное расписание — с корректными строками должностей
• Положение об оплате труда и положение о премировании — с критериями, названными числами и периодами
• Должностные инструкции — с реальной разницей обязанностей
• Трудовой договор или допсоглашение — с составом выплат
• Приказ об установлении надбавки — с основанием, подтвержденным документом
• Документы о квалификации — если надбавка к ней привязана

Когда «серый» перекос уже сложился и люди об этом узнали, действовать нужно быстро и грамотно.

В своем агентстве я сначала составил таблицу по всем сотрудникам на одной позиции — с окладом, доплатами и рабочим функционалом. Потом провел разговор с каждым — до того, как сотрудники обсудят вопрос между собой. Первому аккаунт-менеджеру предложил должность ведущего, клиентов сложнее и прибавку 10 тысяч. Второй остался при своей зарплате, его все устраивало. Оставшуюся разницу записали в положение и объяснили ступенью.

Главное правило — людям нужно объяснять систему, по которой начисляют зарплату, а не факты про чужие деньги. Обратите внимание: документы стоит подписывать текущей датой — оформление задним числом создаст дополнительную проблему поверх уже имеющейся.

Почему легализация выгодна

Посчитаем на примере условного отдела продаж из шести человек на одной строке штатного расписания. Оклады разъехались на 12 тысяч между пришедшим последним и работающим третий год, но обоснование нигде не зафиксировано.

Что будет при легализации

Готовим штатное расписание на три категории, положение о премировании с критериями, шесть допсоглашений, обновленные инструкции. Кадровик и юрист справятся с задачей за неделю. Добавим «подтягивание» окладов — расходы порядка 20 тысяч в месяц на отдел.

Что будет при конфликте

Один уволившийся взыскивает разницу за год — 144 тысячи рублей. Сверху штраф на компанию до 50 тысяч и время руководителя на разбирательство. Пока идут тяжбы, оставшиеся пятеро сотрудников обсуждают, кто сколько получает и как в компании устроен рост доходов.

Сколько стоит потеря сотрудника

Замена одного человека стоит примерно два с половиной оклада, это месяц простоя позиции и три месяца половинной отдачи новичка, и то при условии, что он дойдет до результативности предшественника. При окладе 60 тысяч получим расходы около 150 тысяч рублей на одного сотрудника.

Разница между сценариями очевидна на горизонте одного квартала, поэтому вопрос лучше закрыть до того, как его кто-то озвучит.

С чего начать собственнику

Выделите часть дня на работу с таблицей. В нее внесите всех сотрудников с одинаковым названием должности — зафиксируйте оклад, надбавки, дату последнего пересмотра и реальный функционал каждого на сегодняшний день.

Разброс внутри одной строки больше 10% без подтверждающего документа означает, что проблема есть. А если договор старше трех лет, и нет ни одного допсоглашения — почти наверняка обнаружите «старичка» на окладе многолетней давности.

Затем пойдите к бухгалтеру и узнайте, что он ответил бы инспектору при проверке. Если четкого ответа не получите — работу по оформлению лучше начинать в тот же день.