Система, которая удерживает 98% новичков: опыт сети «Буквоед»

Сеть книжных магазинов «Буквоед» сфокусировалась на удержании новичков, пересмотрела подход к адаптации — и сегодня испытательный срок проходят 98% офисных сотрудников. Также в компании активно практикуют внутренний наем — часть вакансий закрывают кандидаты, уже работающие в команде. Руководитель по управлению персоналом Татьяна Ферик рассказывает, как работает система.

Нулевой этап

В «Буквоеде» адаптация стартует еще до того, как человек впервые выйдет на работу.

Накануне первого рабочего дня мы высылаем сотруднику ссылку на страницу пребординга. Там есть вся информация — где получить пропуск, где пообедать, какой у нас точный адрес, какие документы нужно взять с собой, как связаться с HR-специалистом, какие миссии и ценности транслирует наша компания.

Это решает несколько задач сразу:

• Снижается тревожность новичка — он уже знает, как все устроено, и плавно вливается в рабочие процессы
• HR и руководители не тратят время на организационные вопросы в первый день
• Сотрудник чувствует заботу компании еще до того, как приступил к обязанностям

Но мало просто дать человеку вводную информацию. Важно не оставлять его с ней один на один.

Двадцать пять заданий на три месяца

Хорошая адаптация — это не один вводный инструктаж, а последовательный процесс с понятными этапами, регулярной обратной связью и поддержкой со стороны HR и руководителя. В «Буквоеде» адаптация длится три месяца и состоит из 25 заданий — для каждой роли свои. Весь процесс разделен на четыре этапа.

1. Первые два дня — сотрудник знакомится с компанией, коллегами, организационной структурой, внутренними сервисами и социальным пакетом.
2. Первый месяц — погружение в задачи и рабочие процессы, регулярный сбор обратной связи. Сотрудник уже не просто «смотрит», а включается в работу, получая поддержку от наставника или руководителя.
3. Второй месяц — промежуточные итоги. Человек уже знает, что от него ожидают, и может оценить свои первые результаты.
4. Третий месяц — финальные итоги и окончательное решение по дальнейшему сотрудничеству.

Обязательная часть адаптации — встреча с генеральным директором компании. Ее организуем всем новым сотрудникам, независимо от департамента и должности. Это помогает увидеть общую картину деятельности всей компании, а не только своего отдела.

По наблюдениям Татьяны Ферик, люди на испытательном сроке часто задумываются об увольнении не потому, что профессия не подходит, а потому, что ожидания не совпали с реальностью, не хватило поддержки коллег. Поэтому ключевой элемент адаптации — регулярная обратная связь, которая идет не только от руководителя к сотруднику, но и в обратную сторону. Так выявляют сложности на ранних этапах и прорабатывают проблемы до того, как они станут критичными.

Также в адаптацию входят общие неформальные мероприятия с командой. Например, летом в компании организуют городские экскурсии для сотрудников — классная возможность лучше узнать коллег и пообщаться вне рабочих задач.

О том, что система адаптации реально работает на удержание, говорит внутренняя статистика компании. На офисных позициях 98% новичков остаются работать после испытательного срока, а текучесть в первые три месяца снизилась на 25-40%.

Внутренний рекрутинг

В «Буквоед» часто приходят работать студенты и начинающие специалисты. Многие остаются работать в магазинах из любви к книгам и покупателям, а кто-то хочет развиваться в других направлениях. Так, сотрудник магазина всегда может попробовать себя на вакансию в офис, и его кандидатуру рассмотрят в первую очередь. В компании активно практикуют внутренний наем — сотрудники переходят из розницы не только на руководящие позиции магазинов, но и в офисные подразделения — HR, маркетинг, IT.

Это сокращает срок закрытия вакансий примерно в два раза. Мы не тратим время на поиск, первичный отбор и серию интервью — кандидат уже работает в компании и знаком с корпоративной культурой. В зависимости от позиции, экономим от 30% до 80% затрат на подбор извне.

Живой пример.

Два года назад в отдел социальных сетей понадобился помощник — он должен был ставить готовые публикации в график, следить за медиапланом, иногда делать быструю съемку из книжных магазинов. Решили разместить эту вакансию в своих же социальных сетях. Среди откликов заметили письмо от нашего же сотрудника — девушка работала продавцом во флагманском магазине. Это было идеальное комбо, так как сотрудница уже знала всю внутреннюю кухню.

Мы устроили ее на полставки в отдел SMM, при этом она продолжала работать продавцом в магазине. Позже она полностью перешла на работу в офис. Теперь общается с партнерами и авторами, участвует в создании контента. И при этом остается «человеком из магазина» — понимает реальные запросы покупателей.

Обучение было только в технической части, при этом мы усилили контент дополнительной экспертизой и ситуативными материалами из магазина. Сейчас все вакансии дублируем во внутренние чаты. Даже если сотрудников не заинтересует конкретная позиция — они увидят, что в компании есть возможности для развития. 

Подытожим

Ключевые принципы, которые можно взять на вооружение любой компании.

1. Начинайте адаптацию до первого рабочего дня. Пребординг снижает стресс новичка и экономит время HR.
2. Разбейте процесс на этапы с понятными задачами. Три месяца и 25 заданий — это понятный маршрут, а не «плыви сам».
3. Обеспечьте регулярную обратную связь от обеих сторон. Руководитель → сотрудник и сотрудник → руководитель. Так проблемы выявляются на ранних этапах.
4. Используйте внутренний наем. Сотрудники, которые видят перспективу, остаются дольше. А вы экономите до 80% затрат на подбор.
5. Не забывайте про неформальное общение. Экскурсии, мероприятия, встречи с топ-менеджментом помогают быстрее влиться в коллектив и укрепляют командный дух.

Хотите поделиться HR-кейсом из своей практики — пишите по форме обратной связи под статьей, и мы договоримся об интервью.